Qualifica dei fornitori secondo ISO 13485 e EU GMP: guida pratica

L’elenco dei fornitori approvati contiene 140 nomi. Circa venti sono davvero importanti, forse quaranta sono stati approvati anni fa sulla base di un questionario che nessuno ha più riletto e uno, un produttore di guarnizioni in silicone, la scorsa primavera ha adottato un diverso sistema di polimerizzazione senza avvisare nessuno. Lo avete scoperto quando, durante un audit dell’organismo notificato, è emersa una domanda sulla biocompatibilità.

Questa è la situazione tipica della qualifica dei fornitori in un produttore in crescita: molta documentazione iniziale e ben poco seguito. Questa guida illustra i requisiti effettivi della clausola 7.4 della ISO 13485 e dei capitoli 5 e 7 delle EU GMP, quindi propone un metodo basato sul rischio per classificare i fornitori, scegliere le evidenze, redigere accordi qualità, monitorare le prestazioni e gestire le modifiche dei fornitori.

Requisiti della ISO 13485 e delle EU GMP

La clausola 7.4.1 della ISO 13485:2016 richiede criteri per valutare e selezionare i fornitori, basati sulla loro capacità di fornire prodotti conformi, sulle loro prestazioni e sull’effetto del prodotto acquistato sulla qualità del dispositivo medico, e proporzionati al rischio associato al dispositivo. È necessario pianificare il monitoraggio e la rivalutazione, utilizzare i risultati del monitoraggio come input per la rivalutazione, affrontare con il fornitore il mancato rispetto dei requisiti di acquisto in misura proporzionata al rischio e conservare le relative registrazioni.

La clausola 7.4.2 stabilisce che le informazioni di acquisto dovrebbero includere, ove applicabile, un accordo scritto che imponga al fornitore di notificare le modifiche prima di attuarle, qualora possano influire sulla capacità del prodotto acquistato di soddisfare i requisiti. La clausola 7.4.3 collega l’entità delle verifiche in accettazione ai risultati della valutazione del fornitore e al rischio del prodotto, e richiede di valutare l’effetto di qualsiasi modifica di cui si venga a conoscenza sulla realizzazione del prodotto o sul dispositivo. Quando si esternalizza un processo, la clausola 4.1.5 richiede controlli proporzionati al rischio, inclusi accordi qualità scritti.

Ai sensi dell’EU MDR, l’articolo 10(9) include la selezione e il controllo di fornitori e subappaltatori tra gli aspetti che il sistema di gestione della qualità del fabbricante deve affrontare; inoltre, l’allegato IX, sezione 3.4, consente agli audit senza preavviso dell’organismo notificato di estendersi, ove opportuno, ai fornitori e ai subappaltatori del fabbricante. I vostri fornitori critici devono essere pronti a una visita non pianificata da voi.

Per i medicinali, il capitolo 7 delle EU GMP riguarda le attività esternalizzate. Il committente deve valutare la legittimità, l’idoneità e la competenza del prestatore prima di esternalizzare (7.5), monitorarne e riesaminarne le prestazioni (7.7) e stipulare un contratto scritto che definisca le responsabilità per ciascuna fase e consenta gli audit (da 7.14 a 7.17). Il prestatore non può subappaltare senza previa valutazione e approvazione (7.11), né apportare modifiche non autorizzate che possano influire sulla qualità (7.12).

Il capitolo 5 delle EU GMP riguarda i materiali. Il paragrafo 5.27 richiede che la selezione, la qualifica, l’approvazione e il mantenimento dei fornitori di materiali di partenza siano documentati, con una supervisione proporzionata al rischio di ciascun materiale, tenendo conto della sua origine, del processo di fabbricazione, della complessità della catena di fornitura e dell’uso finale. Il paragrafo 5.28 prevede che i requisiti di qualità siano concordati in un accordo qualità o in una specifica formale. Il paragrafo 5.29 richiede audit dei fabbricanti e dei distributori di sostanze attive e una valutazione formale del rischio per gli eccipienti. Il paragrafo 5.45 estende la stessa attenzione ai fornitori di materiali di confezionamento primario e stampati.

Classificare i fornitori in base al rischio prima di qualificarli

Tutti i requisiti sopra citati richiedono proporzionalità: iniziate quindi con una classificazione. Per la maggior parte dei fabbricanti piccoli e medi sono sufficienti tre livelli.

Classificate in base all’effetto sul prodotto e sul paziente, quindi adeguate la classificazione. Un fornitore unico, una catena di fornitura complessa o un materiale per il quale vi affidate al certificato di analisi del fornitore invece di eseguire test completi dovrebbero far salire il fornitore di livello. Dalla revisione del 2023 dell’ICH Q9, anche la disponibilità del prodotto è considerata un rischio per la qualità: pertanto, un fornitore unico di un materiale critico per la prevenzione delle carenze merita il livello critico, anche se il materiale è di per sé semplice.

Documentate la motivazione di ogni classificazione nella scheda del fornitore. Quando un auditor chiede perché il tipografo delle etichette sia classificato come «rilevante» e non «critico», è utile avere una risposta concisa che menzioni il controllo del contenuto delle etichette effettuato al ricevimento.

Criteri di valutazione ed evidenze

Per ogni livello, definite gli aspetti che la valutazione deve coprire. Un insieme ragionevole di criteri per i fornitori critici e rilevanti comprende:

• stato del sistema qualità (certificato ISO 13485, certificato GMP o autorizzazione alla fabbricazione, ove pertinente, storico delle ispezioni)
• capacità tecnica rispetto alle vostre specifiche, incluso lo stato di convalida dei processi
• gestione delle modifiche e prassi di notifica delle modifiche
• controllo dei propri fornitori e subappaltatori
• tracciabilità e conservazione delle registrazioni
• gestione di reclami, deviazioni e richiami
• posizione regolatoria, ad esempio presenza in EudraGMDP per i fabbricanti di sostanze attive
• continuità delle forniture: altri siti, capacità, piani di continuità operativa

Stabilite poi quali evidenze dimostrano il rispetto di ciascun criterio. I certificati attestano che qualcun altro ha valutato il sistema rispetto a uno standard. Non dimostrano che il fornitore sia in grado di fabbricare il vostro componente secondo le vostre specifiche: per questo, per gli articoli critici sono importanti campioni, ispezioni del primo articolo o lotti di qualifica.

Audit del fornitore o questionario?

Un questionario vi dice cosa dichiara di fare il fornitore. Un audit vi consente di verificare se lo fa davvero. Entrambi sono utili.

Utilizzate un questionario per i fornitori rilevanti, come fase preliminare a un audit e per aggiornare le informazioni tra un audit e l’altro. Formulate domande specifiche. «Avete una procedura di controllo delle modifiche?» riceverà sempre una risposta affermativa. «Descrivete l’ultima modifica notificata a un cliente e con quanto anticipo lo avete avvisato» vi dirà qualcosa di più.

Effettuate un audit quando il fornitore è critico, quando il questionario solleva dubbi, quando i dati sulle prestazioni peggiorano o quando il fornitore propone una modifica significativa. Se vi affidate ai risultati dei test del fornitore, il paragrafo 5.36 delle EU GMP prevede audit del sito di prova, condotti da voi o tramite una terza parte, a intervalli basati sul rischio. Gli audit da remoto sono efficaci per riesami documentali approfonditi di un fornitore che già conoscete. Sono meno efficaci per una prima visita a un sito produttivo, dove è importante vedere l’area di produzione, il magazzino e la zona dei prodotti scartati.

Pianificate gli audit dei fornitori insieme a quelli interni, utilizzando la stessa pianificazione basata sul rischio. La nostra guida alla creazione di un programma di audit interno illustra come stabilire le frequenze, un metodo applicabile anche ai fornitori.

Contenuti di un accordo qualità GMP

Un accordo qualità costituisce la parte tecnica del contratto. Il capitolo 7 richiede che sia redatto da persone che comprendono l’attività esternalizzata e le GMP, e questo si riflette nel livello di dettaglio. Come minimo, dovrebbe comprendere:

• ambito: prodotti, materiali, servizi e siti interessati
• specifiche e relativa titolarità
• responsabilità per ogni fase, presentate in una tabella: acquisto dei materiali, test, rilascio, stoccaggio, trasporto
• notifica delle modifiche: cosa deve essere notificato, con quanto anticipo e quali modifiche richiedono la vostra approvazione prima dell’attuazione
• deviazioni e risultati fuori specifica: cosa deve segnalare il fornitore e con quale tempestività
• subappalto: vietato senza la vostra previa approvazione
• registrazioni: cosa viene conservato, per quanto tempo e accesso su richiesta
• diritto di audit, inclusi audit per causa con breve preavviso
• reclami, richiami e indagini sui prodotti falsificati
• ispezioni regolatorie: obbligo di notifica in caso di ispezione da parte di un’autorità o di rilievi che interessino il vostro prodotto

La clausola sulla notifica delle modifiche è quella che rischia di essere indebolita durante la negoziazione. Mantenete una posizione ferma per i fornitori critici. Inserite in un allegato esempi di modifiche da notificare: origine delle materie prime, sito produttivo, apparecchiature chiave, metodo di prova, parametri di sterilizzazione, subappaltatori.

Elenco dei fornitori approvati e monitoraggio continuo

L’elenco dei fornitori approvati dovrebbe riportare più di un nome e una spunta. Per ciascun fornitore, registrate i materiali o i servizi approvati, il livello e la relativa motivazione, lo stato di approvazione (approvato, condizionato, sospeso, escluso), la data dell’ultima valutazione e la prossima scadenza, nonché un collegamento all’accordo qualità. L’ufficio acquisti non dovrebbe poter emettere un ordine a un fornitore non approvato per quell’articolo.

Il monitoraggio deve basarsi su dati che già raccogliete: rifiuti in accettazione, discrepanze nei certificati di analisi, deviazioni e reclami riconducibili al fornitore, risposte tardive o incomplete alle richieste di azioni correttive rivolte ai fornitori e puntualità delle consegne quando le carenze inciderebbero sulla fornitura. Il paragrafo 5.36 delle EU GMP aggiunge un controllo spesso trascurato: quando riducete i test e vi affidate al certificato del fornitore, eseguite analisi complete a intervalli basati sul rischio e confrontate i risultati. In caso di discrepanza, sospendete l’accettazione dei certificati fino al completamento dell’indagine.

Rivalutate i fornitori secondo una pianificazione definita in base al livello e includete i risultati del monitoraggio, come richiesto dalla clausola 7.4.1. L’esito deve essere una decisione: proseguire, proseguire con condizioni, intensificare la supervisione, effettuare un audit o escludere il fornitore. Quando un problema del fornitore richiede un intervento formale, avviatelo tramite CAPA e attribuite al fornitore la responsabilità dell’azione correttiva, mantenendo a vostro carico la verifica. Il nostro articolo sulla CAPA secondo ISO 13485 spiega come strutturarla.

Quando un fornitore apporta una modifica

Le modifiche dei fornitori vi raggiungono in tre modi: una notifica formale, un’indicazione in un nuovo certificato o datasheet oppure un’indagine avviata dopo che qualcosa è andato storto. Il primo caso indica che il sistema funziona. Gli altri due sono segnali che l’accordo o il rapporto richiedono attenzione.

Trattate ogni modifica notificata come un controllo interno delle modifiche. Valutate l’effetto su specifiche, convalida, stabilità, biocompatibilità, pratiche regolatorie e processi interni, quindi stabilite quali evidenze servono prima di accettarla: prove comparative, lotti di qualifica, certificati aggiornati oppure una notifica all’organismo notificato o all’autorità competente. Il metodo descritto nel nostro articolo sulla valutazione dell’impatto nel controllo delle modifiche si applica allo stesso modo alle modifiche avviate dai fornitori.

Una modifica non notificata costituisce una deviazione. Contenete il materiale interessato, valutate i prodotti già rilasciati e aprite una CAPA che copra sia l’impatto sul prodotto sia il mancato funzionamento del processo di notifica. Valutate se modificare il livello del fornitore, la frequenza degli audit o il suo stato di approvazione. Nell’esempio delle guarnizioni in silicone, ciò significa porre in quarantena le scorte, valutare il nuovo sistema di polimerizzazione rispetto alla valutazione biologica ed effettuare un audit del controllo delle modifiche del fornitore prima di approvare ulteriori consegne.

In sintesi

Questa settimana prendete i dieci fornitori più critici e verificate tre elementi per ciascuno: una motivazione scritta della classificazione, un accordo qualità con una clausola specifica sulla notifica delle modifiche e una rivalutazione effettuata nell’ultimo anno sulla base di dati reali sulle prestazioni. Se manca uno di questi elementi per un fornitore critico, intervenite prima di aggiungere un altro nome all’elenco.

Se desiderate pianificare e monitorare gli audit dei fornitori con lo stesso programma, le stesse checklist, gli stessi rilievi e la stessa chiusura degli audit interni, consultate la gestione degli audit di InnoQualis.