Preparação para inspeções GMP da MHRA e auditorias de organismos notificados

A carta da inspeção da MHRA, ou o plano de auditoria do seu organismo notificado, costuma chegar quando a equipa da qualidade já está sobrecarregada. A tentação é passar as semanas anteriores à visita a arrumar a casa: a pedir assinaturas e a encerrar as CAPA que seja possível fechar rapidamente. Um inspetor experiente reconhece isso pelo que é. A preparação para uma inspeção é um estado em que o sistema da qualidade se encontra ou não, e o período que antecede a visita serve para o confirmar e corrigir as lacunas identificadas. Este artigo aborda o que ter preparado, como realizar uma inspeção simulada que lhe dê informação útil, como organizar uma sala principal e uma sala de apoio, como gerir os pedidos no próprio dia, como a MHRA classifica as constatações e quais são os prazos de resposta posteriores.

O que é analisado numa inspeção GMP da MHRA e numa auditoria de um organismo notificado

As duas visitas assentam em bases jurídicas diferentes, mas avaliam a mesma coisa: se o sistema que descreve no papel é o sistema que as pessoas realmente utilizam.

No caso dos medicamentos, a MHRA define a sua abordagem nas orientações relativas às inspeções GMP e GDP. Todos os fabricantes e grossistas têm uma classificação de risco, e as inspeções são prioritárias para as classificações mais elevadas. As inspeções de rotina são anunciadas com antecedência, embora o programa de aviso prévio curto possa dar pouco ou nenhum aviso, e as inspeções desencadeadas, por exemplo, por um denunciante ou por outra entidade reguladora, podem não dar aviso algum. Antes de uma inspeção de rotina, deve preencher um relatório de conformidade pré-inspeção GMP e enviá-lo ao inspetor. No local, a equipa entrevista pessoas, analisa documentos e percorre as instalações, podendo alterar o foco se suspeitar de incumprimento grave. Por isso, uma agenda restrita não garante uma visita restrita.

No caso dos dispositivos médicos ao abrigo do Regulamento (UE) 2017/745 relativo aos dispositivos médicos, o anexo IX, secção 3.3, exige que o organismo notificado realize auditorias de vigilância e avaliações pelo menos uma vez a cada 12 meses, e a secção 3.4 exige auditorias não anunciadas pelo menos uma vez a cada cinco anos, nas suas instalações e, quando adequado, nas instalações de fornecedores e subcontratantes. O plano da auditoria não anunciada não lhe é divulgado, o que deixa claro que a preparação não pode ser uma atividade sazonal. Se também fornecer a Grã-Bretanha, o seu organismo aprovado do Reino Unido realiza auditorias ao abrigo dos UK Medical Devices Regulations 2002, segundo o seu próprio programa.

Conjunto de documentos para a preparação da inspeção

Um inspetor forma uma opinião sobre as suas instalações na primeira hora, com base num pequeno conjunto de documentos. Mantenha-os atualizados, coerentes entre si e facilmente acessíveis.

As orientações relativas ao dossier principal do estabelecimento constam da Parte III do EudraLex Volume 4 e preveem que o documento tenha um número de edição, uma data de entrada em vigor e uma data de revisão. Se a última revisão foi anterior à alteração mais recente do QP ou à inclusão de um novo laboratório contratado, atualize-o primeiro; é um dos documentos que os inspetores utilizam para planear a inspeção.

Os desvios e as CAPA em aberto exigem a maior preparação, porque mostram como o sistema da qualidade funciona sob pressão. Para cada item que ultrapassou a data prevista, o dossier deve indicar o motivo, quem aprovou a prorrogação e que controlo provisório está a proteger o produto. Um desvio em aberto há cinco meses, sem ação provisória e com uma causa-raiz vaga, é uma fonte frequente de uma constatação grave.

No que respeita à formação, selecione uma amostra de SOP revistos nos últimos seis meses e confirme que todas as pessoas que executam a tarefa receberam formação sobre a nova versão antes de realizarem o trabalho. Este único teste deteta a maioria dos problemas das matrizes; o nosso artigo sobre a matriz de formação GMP explica como estruturá-la para que esteja preparada para uma inspeção.

Quanto à integridade dos dados, as orientações da MHRA sobre integridade dos dados GXP preveem que a revisão de rotina dos dados inclua uma revisão documentada dos registos de auditoria quando uma avaliação de risco determine que é necessária. Percorra um sistema informatizado GxP, como um sistema de dados HPLC, do princípio ao fim: quem tem que nível de acesso, se as contas são individuais, quando e por quem foi feita a última revisão do registo de auditoria e quais foram as conclusões dessa revisão.

Realizar uma inspeção simulada que lhe dê informação útil

Só vale a pena realizar uma inspeção simulada se alguém estiver disposto a encontrar problemas. Recorra a um auditor que não tenha desenvolvido os processos em análise, como um consultor externo ou um colega de outra unidade. Forneça-lhe aquilo a que um inspetor verdadeiro teria acesso, incluindo o último relatório de inspeção e as listas de desvios, reclamações e CAPA, e deixe-o escolher os temas a analisar.

Realize-a ao longo de um ou dois dias completos, com a sala principal e a sala de apoio reais preparadas, para testar a logística juntamente com o conteúdo. Peça ao inspetor simulado para fazer três coisas que um inspetor da MHRA costuma fazer. Acompanhar um lote, ou um lote de dispositivos, desde a receção de mercadorias até à libertação e recolher todos os registos pelo caminho. Selecionar um controlo de alterações recente e acompanhá-lo até à atualização dos SOP e à formação. Entrevistar os operadores no seu posto de trabalho sobre o que fariam caso algo corresse mal.

Classifique as constatações da inspeção simulada com a mesma escala de críticas, graves e outras utilizada pela MHRA, registe-as como faria com uma constatação real e submeta cada uma ao processo CAPA. Se o seu programa de auditorias internas já incluir uma auditoria periódica em formato de inspeção, a inspeção simulada pode ser essa auditoria, com requisitos mais exigentes.

Organizar a sala principal e a sala de apoio

A sala principal é onde o inspetor trabalha. Mantenha-a simples: uma mesa, um ecrã se os registos forem eletrónicos, uma pessoa responsável identificada que permaneça durante toda a visita e uma pessoa responsável pelas atas que registe todas as perguntas, todos os documentos apresentados e todos os comentários. Os especialistas no assunto entram quando necessário e saem quando terminam.

A sala de apoio é onde os pedidos são tratados. Precisa de um coordenador, um registo de pedidos, pessoas que saibam onde se encontram os registos e um revisor que leia todos os documentos antes de estes serem enviados para a sala principal. O revisor confirma que se trata do documento solicitado, que é a versão atual, que está completo e legível e que a equipa sabe o que contém antes de o inspetor o ler.

O registo de pedidos é a ferramenta mais útil durante a inspeção. Cada linha indica a hora do pedido, a formulação exata, quem o está a obter, quando foi entregue e qualquer seguimento. No final de cada dia, a pessoa responsável e o coordenador analisam o registo e as notas da pessoa responsável pelas atas para identificar tendências. Três pedidos sobre a mesma validação de limpeza costumam indicar que se está a formar uma constatação, e a sala de apoio pode preparar o quadro completo antes do segundo dia.

Responder aos pedidos no próprio dia

Responda à pergunta feita. Se não souber, diga-o e indique quem sabe; depois, chame essa pessoa. Não especule sobre o que um procedimento provavelmente diz; vá buscá-lo. Quando um registo está incorreto, diga que está incorreto e apresente o desvio ou a CAPA que o trata. Os inspetores valorizam um sistema que detetou o seu próprio problema.

Oriente as pessoas que provavelmente serão entrevistadas para descreverem o seu próprio trabalho com as suas próprias palavras e mostrarem onde registam as atividades. Um operador que diga «Verifico o rótulo em relação ao registo do lote e paro a linha se não corresponder» é muito mais convincente do que um que cite números de secções.

Se o inspetor levantar uma questão que considera incorreta, diga-o com educação e apresente provas, antes da reunião de encerramento. Na reunião de encerramento, o inspetor discute as deficiências e acorda prazos para as ações corretivas; corrija nessa altura eventuais mal-entendidos factuais, enquanto a constatação ainda pode ser alterada.

Como a MHRA classifica as constatações da inspeção

A MHRA classifica as deficiências em três níveis. Uma deficiência crítica já produziu, ou representa um risco significativo de produzir, um produto nocivo para os doentes. Uma deficiência grave não é crítica, mas indica um desvio importante das GMP ou da licença, pode resultar num produto que não cumpre a autorização de introdução no mercado, ou indica uma falha na libertação do lote ou no cumprimento dos deveres legais do QP. Um conjunto de várias deficiências «outras» pode ser classificado como grave. Qualquer deficiência que não possa ser classificada como crítica ou grave, mas que ainda assim represente um desvio das GMP, é classificada como «outra».

Se o inspetor detetar deficiências críticas ou constatar que as ações acordadas anteriormente não foram resolvidas, o caso é encaminhado para o Inspection Action Group, que pode recusar ou suspender uma licença, aumentar a frequência das inspeções ou convocar uma reunião com o titular da licença. Um nível de conformidade insuficiente que não atinja esse limiar pode, em vez disso, ser encaminhado para o processo de escalada de conformidade.

Os organismos notificados classificam as constatações das auditorias segundo o seu próprio sistema, geralmente como não conformidades graves ou menores. As definições e os prazos de resposta constam das regras de certificação do organismo notificado e do contrato celebrado com este, pelo que deve lê-los com bastante antecedência em relação ao início da auditoria.

Prazos de resposta após uma inspeção

Após a reunião de encerramento, a MHRA envia uma carta pós-inspeção que enumera as deficiências. A carta solicita uma resposta no prazo de 28 dias, com as ações corretivas propostas e o calendário para a sua implementação. As orientações da MHRA sobre como responder a uma carta pós-inspeção são concisas. Responda diretamente a cada deficiência, no documento Word fornecido. Indique o que fará e até que data. Considere o problema sistémico e outras instalações, para além do exemplo específico citado. Acrescente ações provisórias quando a solução a longo prazo exigir tempo e não envie provas, salvo se estas forem solicitadas. Se não conseguir cumprir uma data acordada, informe o inspetor antes de esta chegar.

Se o inspetor aceitar a resposta, o certificado GMP é emitido juntamente com o relatório de inspeção. Uma resposta inaceitável pode levar a uma escalada de conformidade caso os pedidos adicionais também não sejam satisfeitos.

Trate cada constatação como uma CAPA, com uma investigação da causa-raiz, e planeie desde o início como demonstrará que a solução foi eficaz. O nosso artigo sobre verificação da eficácia das CAPA aborda essa etapa, que será a primeira a que o próximo inspetor prestará atenção.

Lista de verificação da preparação para uma auditoria no mês anterior

Partindo do princípio de que o próprio sistema está em ordem:

1. Reemita o dossier principal do estabelecimento ou o manual da qualidade se algo tiver mudado.
2. Documente a justificação para cada desvio e CAPA em atraso.
3. Compare revisões recentes de SOP com a conclusão da formação.
4. Percorra um sistema informatizado, verificando os acessos e a revisão do registo de auditoria.
5. Reúna as provas de que as ações da inspeção anterior foram encerradas.
6. Designe a pessoa responsável, a pessoa responsável pelas atas, o coordenador da sala de apoio e o revisor, e simule um pedido.
7. Oriente as pessoas que provavelmente serão entrevistadas.

A preparação para uma inspeção é determinada muito antes de a carta chegar. O último mês serve para confirmar que um sistema que já funciona está efetivamente a funcionar, e a inspeção simulada permite descobrir se assim é. Se o seu programa de auditorias, as constatações e o seguimento das CAPA estiverem atualmente em folhas de cálculo, o InnoQualis Internal Audits mantém o programa, as listas de verificação, as constatações e o seu encerramento num único local, com um registo de auditoria apenas de acrescento.