Preparación para inspecciones GMP de la MHRA y auditorías de organismos notificados
Qué tener preparado antes de una inspección GMP de la MHRA o una auditoría de un organismo notificado, cómo realizar una inspección simulada y organizar una sala principal y una sala de apoyo, cómo se clasifican los hallazgos y cómo responder a ellos.
La carta de la inspección de la MHRA, o el plan de auditoría de su organismo notificado, suele llegar cuando el equipo de calidad ya está al límite de su capacidad. La tentación es dedicar las semanas previas a la visita a poner todo en orden: perseguir firmas y cerrar todas las CAPA que puedan cerrarse rápidamente. Un inspector con experiencia reconoce lo que eso significa. La preparación para una inspección es un estado en el que el sistema de calidad está o no está; el periodo previo sirve para confirmarlo y corregir las deficiencias que se encuentren. Este artículo explica qué tener preparado, cómo realizar una inspección simulada que aporte información útil, cómo organizar una sala principal y una sala de apoyo, cómo gestionar las solicitudes el día de la visita, cómo clasifica la MHRA los hallazgos y cuáles son los plazos de respuesta posteriores.
Qué evalúan una inspección GMP de la MHRA y una auditoría de un organismo notificado
Las dos visitas se basan en marcos jurídicos distintos, pero evalúan lo mismo: si el sistema que describen sobre el papel es el que las personas aplican en la práctica.
En el caso de los medicamentos, la MHRA describe su enfoque en sus directrices de inspección GMP y GDP. Todos los fabricantes y mayoristas tienen una clasificación de riesgo, y se da prioridad a las inspecciones de los que tienen las clasificaciones más altas. Las inspecciones rutinarias se anuncian con antelación, aunque el programa de aviso con poca antelación puede dar poco o ningún margen, y las inspecciones desencadenadas, por ejemplo, por un denunciante o por otro organismo regulador, pueden no dar ninguno. Antes de una inspección rutinaria, debe completar un informe de cumplimiento previo a la inspección GMP y enviárselo al inspector. En las instalaciones, el equipo entrevista al personal, revisa documentos y recorre las instalaciones; también puede cambiar el enfoque si sospecha que hay incumplimientos graves, por lo que un programa de alcance reducido no garantiza una visita de alcance reducido.
En el caso de los productos sanitarios sujetos al Reglamento (UE) 2017/745, el anexo IX, sección 3.3, exige que el organismo notificado realice auditorías de vigilancia y evaluaciones al menos una vez cada 12 meses; la sección 3.4 exige auditorías sin previo aviso al menos una vez cada cinco años, en sus instalaciones y, cuando proceda, en las de sus proveedores y subcontratistas. El plan de auditoría sin previo aviso no se le comunica, lo que deja claro que la preparación no puede ser una actividad estacional. Si también suministra productos en Gran Bretaña, el organismo aprobado del Reino Unido realiza auditorías conforme a su propio programa en virtud de los Reglamentos de Productos Sanitarios del Reino Unido de 2002.
El conjunto de documentos para la preparación de una inspección
Un inspector se forma una opinión de sus instalaciones durante la primera hora a partir de un pequeño conjunto de documentos. Téngalos actualizados, coherentes entre sí y a mano para poder recuperarlos rápidamente.
| Documento | Qué comprueba el inspector | Dónde suelen producirse los errores |
|---|---|---|
| Archivo maestro del sitio (medicamentos) | Que las actividades, los productos, las instalaciones, las personas clave y el trabajo externalizado coincidan con la realidad | Organigrama con dos reorganizaciones de antigüedad; laboratorios contratados omitidos |
| Manual de calidad (ISO 13485 4.2.2) | Alcance, exclusiones y justificaciones, e interacciones entre procesos | Exclusiones que ya no son válidas tras un cambio de producto |
| Desviaciones abiertas y CAPA | Antigüedad, clasificación de riesgo, tendencias y correspondencia entre las acciones y las causas raíz | Una larga lista de elementos atrasados con prórrogas sin justificación |
| Registros de formación | Que las personas que realizan el trabajo estén formadas en la versión vigente del PNT | Formación que lleva semanas de retraso con respecto a la última revisión del PNT |
| Controles de integridad de los datos | Acceso, registros de auditoría y revisión de datos electrónicos | Cuentas compartidas en instrumentos de laboratorio; registros de auditoría que nunca se revisan |
Las directrices sobre el archivo maestro del sitio se encuentran en la parte III del volumen 4 de EudraLex y exigen que el archivo incluya un número de edición, una fecha de entrada en vigor y una fecha de revisión. Si el suyo se revisó por última vez antes del cambio más reciente de QP o de la incorporación de un nuevo laboratorio contratado, actualícelo primero; es uno de los documentos que utilizan los inspectores para planificar la visita.
Las desviaciones abiertas y las CAPA requieren la mayor preparación, porque muestran cómo funciona el sistema de calidad bajo presión. Para cada elemento que haya superado la fecha prevista, el expediente debe indicar el motivo, quién aprobó la prórroga y qué control provisional protege el producto. Una desviación abierta desde hace cinco meses, sin medidas provisionales y con una causa raíz imprecisa, es una causa habitual de un hallazgo grave.
Para la formación, seleccione una muestra de PNT revisados durante los últimos seis meses y compruebe que todas las personas que realizan la tarea recibieron formación sobre la nueva versión antes de llevarla a cabo. Esta única prueba detecta la mayoría de los problemas con las matrices; nuestro artículo sobre la matriz de formación GMP explica cómo estructurarla para que supere la inspección.
En materia de integridad de los datos, las directrices de la MHRA sobre integridad de datos GXP esperan que la revisión rutinaria de datos incluya una revisión documentada de los registros de auditoría cuando así lo determine una evaluación de riesgos. Recorra de principio a fin un sistema informatizado GxP, como un sistema de datos HPLC: quién tiene cada nivel de acceso, si las cuentas son individuales, cuándo y quién revisó por última vez el registro de auditoría, y qué reveló esa revisión.
Cómo realizar una inspección simulada que aporte información útil
Solo vale la pena realizar una inspección simulada si alguien está dispuesto a encontrar problemas. Recurra a un auditor que no haya creado los procesos que se examinan, como un consultor externo o un colega de otro centro. Entréguele lo que tendría un inspector real, incluido el informe de la última inspección y las listas de desviaciones, reclamaciones y CAPA, y deje que elija por dónde empezar.
Realícela durante uno o dos días completos con la sala principal y la sala de apoyo reales en funcionamiento, para poner a prueba tanto la logística como el contenido. Pida al auditor simulado que lleve a cabo tres actividades habituales de los inspectores de la MHRA. Siga un lote, o un lote de productos sanitarios, desde la recepción de mercancías hasta su liberación y recupere todos los registros del proceso. Seleccione un control de cambios reciente y sígalo hasta los PNT y la formación actualizados. Entreviste a los operarios en su puesto de trabajo sobre lo que harían si algo saliera mal.
Clasifique los hallazgos simulados con la misma escala que utiliza la MHRA —crítico, grave y otros—, regístrelos como si fueran hallazgos reales y tramite cada uno mediante CAPA. Si su programa de auditorías internas ya incluye una auditoría periódica de estilo inspección, la simulación puede ser esa auditoría con un alcance más exigente.
Organización de la sala principal y la sala de apoyo
La sala principal es donde trabaja el inspector. Manténgala sencilla: una mesa, una pantalla si los registros son electrónicos, una persona anfitriona designada que permanezca durante toda la visita y una persona encargada de tomar notas que registre cada pregunta, cada documento mostrado y cada comentario. Los expertos en la materia se incorporan cuando se les necesita y se retiran cuando terminan.
La sala de apoyo es donde se atienden las solicitudes. Necesita una persona coordinadora, un registro de solicitudes, personas que sepan dónde están los registros y una persona revisora que lea cada documento antes de que pase a la sala principal. La persona revisora comprueba que sea el documento solicitado, que corresponda a la versión vigente, que esté completo y sea legible, y que el equipo sepa lo que contiene antes de que lo lea el inspector.
El registro de solicitudes es la herramienta más útil durante la inspección. Cada línea incluye la hora de la solicitud, su redacción exacta, quién la está atendiendo, cuándo se entregó y cualquier seguimiento. Al final de cada día, la persona anfitriona y la coordinadora revisan el registro y las notas para detectar tendencias. Tres solicitudes sobre la misma validación de limpieza suelen indicar que se está perfilando un hallazgo, y la sala de apoyo puede preparar toda la información antes del segundo día.
Cómo atender las solicitudes el día de la visita
Responda a la pregunta que le han hecho. Si no lo sabe, dígalo e indique quién lo sabe; después, póngase en contacto con esa persona. No especule sobre lo que probablemente diga un procedimiento: búsquelo. Si un registro es incorrecto, admítalo y muestre la desviación o la CAPA que lo aborda. Los inspectores valoran que un sistema haya detectado sus propios problemas.
Prepare a las personas que probablemente serán entrevistadas para que describan su propio trabajo con sus propias palabras y muestren dónde registran la información. Un operario que dice «Compruebo la etiqueta con el registro del lote y paro la línea si no coincide» resulta mucho más convincente que uno que recita números de secciones.
Si considera que un punto planteado por el inspector es incorrecto, indíquelo con educación y presente pruebas antes de la reunión de cierre. En esa reunión, el inspector analiza las deficiencias y acuerda los plazos para las acciones correctivas; aclare entonces cualquier malentendido de hecho, mientras el hallazgo aún puede modificarse.
Cómo clasifica la MHRA los hallazgos de inspección
La MHRA clasifica las deficiencias en tres niveles. Una deficiencia crítica ha dado lugar, o supone un riesgo significativo de dar lugar, a un producto perjudicial para los pacientes. Una deficiencia grave no es crítica, pero indica una desviación importante de las GMP o de la autorización; puede dar lugar a un producto que no cumpla su autorización de comercialización, o indicar un fallo en la liberación del lote o en las obligaciones legales de la QP. Una combinación de varias deficiencias «de otro tipo» puede clasificarse como grave. Cualquier deficiencia que no pueda clasificarse como crítica o grave, pero que aun así se aparte de las GMP, se considera «de otro tipo».
Si el inspector encuentra deficiencias críticas, o determina que no se han resuelto las acciones acordadas previamente, el caso se remite al Grupo de Acción de Inspección, que puede denegar o suspender una autorización, aumentar la frecuencia de las inspecciones o convocar una reunión con el titular de la autorización. Un cumplimiento deficiente que no alcance ese umbral puede dar lugar, en cambio, al proceso de escalada del cumplimiento.
Los organismos notificados clasifican los hallazgos de auditoría según su propio sistema, normalmente como no conformidades graves o leves. Las definiciones y los plazos para responder se establecen en las normas de certificación del organismo notificado y en el contrato que tiene con este, así que léalos mucho antes de que empiece la auditoría.
Plazos de respuesta tras una inspección
Después de la reunión de cierre, la MHRA envía una carta posterior a la inspección en la que enumera las deficiencias. La carta solicita una respuesta en un plazo de 28 días, con las acciones correctivas propuestas y un calendario para su implementación. Las directrices de la MHRA para responder a una carta posterior a la inspección son breves. Responda directamente debajo de cada deficiencia en el documento de Word proporcionado. Indique qué hará y para qué fecha. Considere el problema sistémico y otros centros, más allá del ejemplo concreto citado. Añada medidas provisionales cuando la solución a largo plazo requiera tiempo y no envíe pruebas a menos que se las soliciten. Si no va a cumplir una fecha comprometida, informe al inspector antes de que venza.
Si el inspector acepta la respuesta, el certificado GMP se emite junto con el informe de inspección. Una respuesta inaceptable puede dar lugar a una escalada del cumplimiento si las respuestas a solicitudes adicionales también son insatisfactorias.
Trate cada hallazgo como una CAPA con una investigación de la causa raíz y planifique desde el principio cómo demostrará que la corrección ha funcionado. Nuestro artículo sobre la comprobación de la eficacia de las CAPA explica ese paso, que es lo primero que revisará el siguiente inspector.
Lista de comprobación para preparar una auditoría durante el mes anterior
Suponiendo que el sistema esté en orden:
- Vuelva a emitir el archivo maestro del sitio o el manual de calidad si algo ha cambiado.
- Documente la justificación de cada desviación y CAPA atrasada.
- Compare revisiones recientes de PNT con la finalización de la formación.
- Revise un sistema informatizado, incluidos los accesos y la revisión del registro de auditoría.
- Reúna las pruebas de que se han cerrado las acciones de la inspección anterior.
- Designe a la persona anfitriona, quien tomará notas, la persona coordinadora de la sala de apoyo y la persona revisora, y ensaye la gestión de una solicitud.
- Prepare a las personas que probablemente serán entrevistadas.
La preparación para una inspección se decide mucho antes de que llegue la carta. El último mes sirve para confirmar que un sistema que ya funciona sigue funcionando, y la inspección simulada permite averiguarlo. Si actualmente gestiona su programa de auditorías, los hallazgos y el seguimiento de las CAPA en hojas de cálculo, InnoQualis Internal Audits reúne el programa, las listas de comprobación, los hallazgos y el cierre en un solo lugar, con un registro de auditoría de solo adición.
