Ein internes Auditprogramm für ISO 13485 und GMP planen

Die meisten internen Auditprogramme beginnen als Tabelle mit allen QMS-Prozessen links und zwölf Monaten oben, mit einem Häkchen pro Prozess und Jahr. Sie wirkt vollständig und überzeugt niemanden, der sie sich genauer ansieht. Ein Auditor einer Benannten Stelle oder ein Inspektor der MHRA wird fragen, warum das Programm so aussieht, wer was auditiert hat, was festgestellt wurde und ob die Korrekturen wirksam waren. Dieser Artikel bietet eine Methode zum Aufbau eines Programms, das diese Fragen beantwortet: wie Sie risikobasiert planen, in einem kleinen Team die Unabhängigkeit der Auditoren wahren, Checklisten verfassen, die Nachweise prüfen, Feststellungen einstufen und welche Informationen die Programmaufzeichnungen enthalten sollten, wenn eine externe Person sie einsehen möchte.

Was ISO 13485 und die EU-GMP tatsächlich von einem internen Auditprogramm verlangen

Die beiden Regelwerke sagen Ähnliches, verwenden aber unterschiedliche Formulierungen. Es lohnt sich, beide zu kennen, wenn Sie Kombinationsprodukte herstellen oder Arzneimittel liefern.

ISO 13485:2016, Abschnitt 8.2.4, verlangt ein dokumentiertes Verfahren für die Planung und Durchführung von Audits sowie für die Aufzeichnung und Berichterstattung der Ergebnisse. Das Auditprogramm muss unter „Berücksichtigung des Status und der Bedeutung der zu auditierenden Prozesse und Bereiche sowie der Ergebnisse früherer Audits“ geplant werden. Kriterien, Umfang, Intervall und Methoden müssen festgelegt und dokumentiert werden. Auswahl und Vorgehen der Auditoren müssen Objektivität und Unparteilichkeit gewährleisten; Auditoren dürfen ihre eigene Arbeit nicht auditieren. Die für den auditierten Bereich verantwortliche Leitung muss sicherstellen, dass Korrekturen und Korrekturmaßnahmen ohne unangemessene Verzögerung erfolgen. Bei der Nachverfolgung muss überprüft werden, welche Maßnahmen ergriffen wurden, und das Ergebnis ist zu berichten. Den vollständigen Wortlaut finden Sie in der Norm selbst, erhältlich bei ISO.

Die EU-GMP bezeichnet dieselbe Aktivität als Selbstinspektion. Kapitel 9 des EudraLex-Bandes 4 ist knapp gefasst: Personal, Räumlichkeiten, Ausrüstung, Dokumentation, Produktion, Qualitätskontrolle, Vertrieb, Beschwerden und Rückrufe sowie die Selbstinspektion selbst sollten „in regelmäßigen Abständen gemäß einem vorab festgelegten Programm“ geprüft werden. Selbstinspektionen sollten unabhängig und gründlich sein und von benannten, kompetenten Personen durchgeführt werden. Jede Selbstinspektion wird dokumentiert, einschließlich aller Beobachtungen, Vorschlägen für Korrekturmaßnahmen und Angaben zu den anschließend ergriffenen Maßnahmen.

Daraus folgen zwei Punkte. Erstens braucht das Programm für jedes Intervall eine schriftliche Begründung. Zweitens legen beide Texte ebenso viel Wert auf das, was nach dem Audit geschieht, wie auf das Audit selbst. Die Selbstinspektion erscheint in der eigenen Liste der zu prüfenden Bereiche. Somit wird auch Ihr Auditprozess auditiert.

Interne Audits risikobasiert planen

„Status und Bedeutung“ geben Ihnen sowohl die Möglichkeit als auch die Verpflichtung, manche Bereiche häufiger als andere zu auditieren. Ein praktikabler Ansatz ist, jeden Prozess oder Bereich anhand einiger Faktoren zu bewerten und das Intervall anhand der Bewertung festzulegen.

Legen Sie drei Kategorien fest. Bereiche mit hoher Bewertung werden mindestens zweimal jährlich auditiert, Bereiche der mittleren Kategorie jährlich und Bereiche der niedrigen Kategorie innerhalb eines Zwei- oder Dreijahreszyklus, sofern nichts im Qualitätssystem eine frühere Prüfung erforderlich macht. Die meisten Auditoren werden erwarten, dass jede anwendbare Klausel oder jedes Kapitel innerhalb eines festgelegten Zyklus abgedeckt wird. Geben Sie daher die Zyklusdauer im Verfahren an und weisen Sie die Abdeckung nach.

Legen Sie außerdem Auslöser fest. Eine Kennzeichnungsabweichung, durch die eine falsch etikettierte Charge an einen Händler gelangte, ist ein Grund, das Verpackungsaudit vorzuziehen – ganz gleich, was im Januar geplant war. Dokumentieren Sie in diesem Fall den Grund. Ein Programm, das sich an neue Erkenntnisse anpasst und jede Änderung begründet, zeigt, dass der risikobasierte Ansatz funktioniert – genau das verlangt Abschnitt 8.2.4.

Ein praktischer Hinweis: Planen Sie nur, was Ihre Auditoren tatsächlich leisten können. Ein ehrgeiziges Programm, bei dem im Oktober die Hälfte der Audits überfällig ist, ist selbst eine Feststellung. Weniger, gründlichere Audits, die termingerecht stattfinden, sind besser als ein vollständiger Plan, der sich verzögert.

Unabhängigkeit der Auditoren in einem kleinen Qualitätsteam

„Auditoren dürfen ihre eigene Arbeit nicht auditieren“ ist an einem großen Standort einfach umzusetzen, aber schwierig in einem Unternehmen mit vierzig Mitarbeitenden, in dem der Qualitätsmanager die Hälfte der Verfahren verfasst hat. Unabhängigkeit bedeutet hier Abstand von der Arbeit selbst; der Auditor kann trotzdem im Unternehmen beschäftigt sein. Kapitel 9 sagt das ebenfalls: Benannte, kompetente Personen aus dem Unternehmen können die Audits durchführen; externe Fachleute sind eine sinnvolle Ergänzung.

Drei Regelungen bewähren sich. Gegenseitige Audits zwischen Abteilungen eignen sich für die meisten Bereiche: Eine Produktionsaufsichtsperson auditiert das Lager, ein QC-Analyst die Bearbeitung von Beschwerden und ein Regulatory-Spezialist die Dokumentenlenkung. Sie können mit einem Schwesterstandort oder einem Partnerunternehmen im Rahmen einer Vertraulichkeitsvereinbarung Auditoren austauschen. Für Prozesse, die dem Qualitätsteam gehören – in der Regel CAPA, Managementbewertung, Dokumentenlenkung und der Auditprozess selbst – sollten Sie ein- oder zweimal jährlich einen externen Auditor für ein oder zwei Tage beauftragen.

Wer Audits durchführt, benötigt nachweisbare Kompetenz: Auditorenschulung, die Teilnahme an einigen Audits als Beobachter oder Co-Auditor und Kenntnisse des jeweiligen Bereichs. Halten Sie dies im Schulungsnachweis fest und führen Sie die qualifizierten Auditoren im Programm auf. Wenn ein Inspektor sieht, dass der Qualitätsmanager CAPA auditiert hat, wird die nächste Frage lauten, wer den Qualitätsmanager auditiert.

Eine interne Audit-Checkliste verfassen, die Nachweise prüft

Die häufigste Schwäche interner Audits sind Checklisten, bei denen der Wortlaut von Klauseln lediglich in Fragen umformuliert wird. Auf die Frage „Gibt es ein Verfahren zur Lieferantenbewertung?“ kommt ein Ja, und das Audit lernt nichts. Fragen sollten den Auditor dazu bringen, Aufzeichnungen und die tatsächliche Arbeit zu prüfen.

Formulieren Sie jede Zeile der Checkliste als Prüfung von Nachweisen. Vergleichen Sie diese Beispiele zur Lieferantenkontrolle:

Gute Fragen zu Nachweisen folgen einem Muster. Sie beziehen sich auf konkrete Aufzeichnungen aus einem festgelegten Zeitraum. Sie verfolgen einen Vorgang über Prozessgrenzen hinweg, beispielsweise von einer Beschwerde über deren Untersuchung und die CAPA bis zur geänderten SOP und der Schulung dazu. Außerdem umfassen sie Beobachtungen: Beobachten Sie eine Linienfreigabe, eine Bekleidungssequenz oder den Eingang einer Probe und vergleichen Sie anschließend das Beobachtete mit dem Verfahren.

Betrachten Sie die Checkliste als Leitfaden, von dem der Auditor abweichen kann, wenn die Nachweise in eine andere Richtung weisen. Lassen Sie Platz, damit der Auditor die geprüften Stichproben mit Referenzen festhält (Chargennummern, Dokumentennummern, Aufzeichnungs-IDs), sodass jemand das Audit später nachvollziehen kann. Ein Auditbericht, in dem lediglich „Aufzeichnungen geprüft, zufriedenstellend“ steht und keine Stichprobenreferenzen enthält, lässt sich nur schwer verteidigen.

Feststellungen einheitlich einstufen

Ein Einstufungsschema erfüllt zwei Aufgaben: Es legt fest, wie schnell eine Feststellung behoben werden muss, und macht Trends über mehrere Jahre hinweg erkennbar. Viele Arzneimittelhersteller übernehmen die drei Stufen der MHRA, die auf gov.uk unter der Einstufung von Inspektionsfeststellungen definiert sind. Bei einem kritischen Mangel wurde ein für Patienten schädliches Produkt hergestellt oder es besteht ein erhebliches Risiko, dass dies geschieht. Ein schwerwiegender Mangel ist nicht kritisch, könnte aber beispielsweise dazu führen, dass ein Produkt außerhalb seiner Zulassung hergestellt wird, oder weist auf eine erhebliche Abweichung von der GMP hin. Eine Kombination mehrerer „sonstiger“ Mängel kann zusammengenommen ebenfalls einen schwerwiegenden Mangel darstellen. „Sonstige“ umfasst Abweichungen von der GMP, die keiner der beiden anderen Kategorien zuzuordnen sind.

Medizinproduktehersteller verwenden häufig schwerwiegende und geringfügige Nichtkonformitäten sowie Beobachtungen, ähnlich wie bei Zertifizierungsaudits. Beides ist geeignet. Entscheidend ist, dass die Definitionen schriftlich festgehalten sind, jede Einstufung eine Reaktionsfrist vorgibt (zum Beispiel einen Maßnahmenplan innerhalb einer festgelegten Anzahl von Arbeitstagen für schwerwiegende Feststellungen und eine sofortige Eskalation bei kritischen Feststellungen) und Auditoren die Einstufungen einheitlich anwenden. Sorgen Sie für eine regelmäßige Kalibrierung: Lassen Sie zwei Auditoren einmal jährlich dieselben früheren Feststellungen einstufen und besprechen Sie abweichende Bewertungen.

Formulieren Sie jede Feststellung als Tatsachenbeschreibung mit der Anforderung und den Nachweisen: was vorgeschrieben war, was beobachtet wurde und wo. „SOP-PRD-014 Rev. 6 verlangt eine zweite Prüfung der Linienfreigabe; in den Chargenprotokollen für die Chargen 24-118 und 24-121 fehlt die zweite Unterschrift“ lässt sich bearbeiten. „Die Linienfreigabe muss verbessert werden“ dagegen nicht.

Nachverfolgung und Abschluss, die einer externen Prüfung standhalten

ISO 13485 verlangt, die ergriffenen Maßnahmen zu verifizieren und über diese Verifizierung zu berichten. Kapitel 9 fordert Angaben zu den anschließend ergriffenen Maßnahmen. In der Praxis umfasst der Abschluss drei Teile, die jeweils eigene Aufzeichnungen erfordern.

Die Antwort kommt vom auditierten Bereich: Korrektur, Ursachenanalyse und Korrekturmaßnahme, jeweils mit Verantwortlichen und Terminen. Systemische Probleme werden in den CAPA-Prozess aufgenommen und nicht innerhalb des Auditdatensatzes bearbeitet, damit dieselben Anforderungen an Ursachenanalyse und Wirksamkeitsprüfung gelten wie für jede andere CAPA.

Die Verifizierung erfolgt durch den Auditor oder die Qualitätsfunktion: Wurde die Maßnahme wie beschrieben umgesetzt? Prüfen Sie die überarbeitete SOP, die Umschulungsnachweise oder die geänderte Maschineneinstellung.

Die Wirksamkeit wird zu einem späteren Zeitpunkt geprüft: Ist das Problem behoben? Prüfen Sie einige Monate später eine Stichprobe derselben Art von Aufzeichnung. War die fehlende zweite Unterschrift die Feststellung, ziehen Sie einen neuen Satz Chargenprotokolle heran und zählen Sie nach.

Eine Feststellung abzuschließen, obwohl die Maßnahme lediglich geplant ist oder als Nachweis nur eine einzelne E-Mail mit dem Wort „erledigt“ vorliegt, gehört zu den ersten Punkten, die externe Auditoren hinterfragen. Überfällige Feststellungen sollten der Managementbewertung vorgelegt werden, einschließlich der Gründe für die Verzögerung.

Was die Programmaufzeichnungen zeigen sollten

Wenn ein Auditor einer Benannten Stelle oder ein Inspektor Ihr internes Auditprogramm öffnet, sollte er ohne geführten Rundgang Folgendes erkennen können:

• Das Programm für den betreffenden Zeitraum mit der Begründung für jedes Intervall und allen Änderungen im Laufe des Jahres samt Begründung.
• Die Abdeckung jeder anwendbaren Klausel, jedes Kapitels oder Prozesses innerhalb des festgelegten Zyklus.
• Für jedes Audit: Umfang, Kriterien, Auditor, dessen Unabhängigkeit vom geprüften Bereich, Plan, Stichprobenreferenzen und Bericht.
• Feststellungen mit Einstufung, Anforderung, Nachweisen, Verantwortlichem, Fälligkeitstermin und Status.
• Verifizierungs- und Wirksamkeitsnachweise für abgeschlossene Feststellungen sowie Verknüpfungen zu CAPAs.
• Die planmäßige Durchführung der Audits, überfällige Feststellungen und Trends, wie sie der Managementbewertung berichtet wurden.

Wenn das Programm über Tabellen, freigegebene Ordner und E-Mails verteilt ist, dauert es Tage, diesen Überblick zusammenzustellen. Bei der Inspektion treten dann häufig Lücken zwischen den Quellen zutage. Interne Auditsoftware, die Programm, Checklisten, Feststellungen und Abschlüsse in einem System mit Audit-Trail verwaltet, macht die Aufzeichnungen unmittelbar nachvollziehbar. Das ist der Hauptgrund, von Tabellen umzusteigen, sobald das Programm über eine Handvoll Audits pro Jahr hinauswächst.

Das Wichtigste: Planen Sie risikobasiert und halten Sie die Gründe schriftlich fest, lassen Sie Auditoren nicht ihre eigene Arbeit prüfen, formulieren Sie jede Checklistenfrage so, dass sie einen konkreten Nachweis testet, stufen Sie Feststellungen jedes Mal gleich ein und schließen Sie nur ab, was Sie verifiziert haben. Ein so aufgebautes Programm hält einer Prüfung durch einen Inspektor in der Regel gut stand.

Wenn Sie Programm, Checklisten, Feststellungen und Abschlüsse an einem Ort mit einem Audit-Trail, der nur ergänzt werden kann, verwalten möchten, erfahren Sie hier, wie InnoQualis interne Audits unterstützt.