Come pianificare un programma di audit interno per ISO 13485 e GMP

La maggior parte dei programmi di audit interno nasce come un foglio di calcolo con tutti i processi QMS elencati a sinistra e dodici mesi in alto, con una spunta per processo all’anno. Sembra completo e non soddisfa nessuno che lo esamini attentamente. Un auditor di un organismo notificato o un ispettore MHRA chiederà perché il programma è stato impostato in quel modo, chi ha sottoposto ad audit cosa, che cosa è stato rilevato e se le correzioni hanno funzionato. Questo articolo illustra un metodo per creare un programma in grado di rispondere a queste domande: come pianificare in base al rischio, come mantenere l’indipendenza degli auditor in un team ristretto, come redigere checklist che verifichino le evidenze, come classificare le constatazioni e che cosa dovrebbe riportare il programma quando viene esaminato da una parte esterna.

Che cosa richiedono effettivamente ISO 13485 e le EU GMP per un programma di audit interno

I due quadri normativi esprimono requisiti simili con parole diverse; conoscerli entrambi è utile se si producono prodotti combinati o si fornisce il settore farmaceutico.

La clausola 8.2.4 di ISO 13485:2016 richiede una procedura documentata per la pianificazione e l’esecuzione degli audit e per la registrazione e la comunicazione dei risultati. Il programma di audit deve essere pianificato «tenendo conto dello stato e dell’importanza dei processi e delle aree da sottoporre ad audit, nonché dei risultati degli audit precedenti». I criteri, l’ambito, la frequenza e i metodi devono essere definiti e registrati. La selezione e la condotta degli auditor devono garantire obiettività e imparzialità; gli auditor non devono sottoporre ad audit il proprio lavoro. I responsabili dell’area sottoposta ad audit devono assicurarsi che le correzioni e le azioni correttive siano attuate senza indebito ritardo; il follow-up deve verificare le azioni intraprese e comunicarne il risultato. Il testo integrale è disponibile nella norma stessa, consultabile presso ISO.

Le EU GMP chiamano la stessa attività autoispezione. Il capitolo 9 di EudraLex Volume 4 è breve: personale, locali, attrezzature, documentazione, produzione, controllo qualità, distribuzione, reclami e richiami, nonché l’autoispezione stessa, devono essere esaminati «a intervalli secondo un programma prestabilito». Le autoispezioni devono essere indipendenti e dettagliate, ed eseguite da persone competenti designate. Ogni autoispezione viene registrata, insieme a tutte le osservazioni, alle proposte di misure correttive e alle dichiarazioni sulle azioni intraprese successivamente.

Ne conseguono due aspetti. Primo, il programma deve includere una motivazione scritta per ogni intervallo. Secondo, entrambi i testi attribuiscono alle attività successive all’audit la stessa importanza dell’audit stesso. L’autoispezione compare nel proprio elenco delle aree da esaminare, quindi anche il processo di audit viene sottoposto ad audit.

Pianificare gli audit interni in base al rischio

L’espressione «stato e importanza» vi dà il diritto, e impone l’obbligo, di sottoporre alcune aree ad audit più spesso di altre. Un approccio pratico consiste nell’assegnare un punteggio a ciascun processo o area in base a una serie di fattori e utilizzare il punteggio per stabilire la frequenza.

Definite tre fasce. Le aree con punteggio alto vengono sottoposte ad audit almeno due volte l’anno, quelle nella fascia intermedia ogni anno e quelle nella fascia bassa nell’arco di un ciclo di due o tre anni, a condizione che nulla nel sistema qualità richieda un esame anticipato. La maggior parte degli auditor vorrà che ogni clausola o capitolo applicabile sia coperto entro un ciclo definito: indicate quindi la durata del ciclo nella procedura e dimostrate la copertura rispetto a tale ciclo.

Prevedete poi degli eventi attivatori. Una deviazione di etichettatura che ha portato un lotto con etichetta errata a un distributore è un motivo per anticipare l’audit del confezionamento, qualunque cosa prevedesse il piano di gennaio. Registrate la motivazione quando lo fate. Un programma che cambia in risposta alle evidenze e spiega ogni modifica dimostra l’efficacia dell’approccio basato sul rischio, esattamente ciò che richiede la clausola 8.2.4.

Un avvertimento pratico: pianificate solo ciò che i vostri auditor sono in grado di svolgere. Un programma ambizioso con metà degli audit in ritardo a ottobre è di per sé una constatazione. Meglio pochi audit approfonditi, svolti puntualmente, che una griglia completa ma in ritardo.

Indipendenza degli auditor quando il team qualità è ristretto

«Gli auditor non devono sottoporre ad audit il proprio lavoro» è un requisito facile da rispettare in un grande stabilimento e più complesso per un’azienda di quaranta persone in cui il responsabile qualità ha redatto metà delle procedure. In questo caso, indipendenza significa distanza dal lavoro stesso; l’auditor può comunque essere un dipendente. Il capitolo 9 lo afferma chiaramente: persone competenti designate all’interno dell’azienda, con esperti esterni come integrazione utile.

Tre soluzioni funzionano bene. Gli audit incrociati tra reparti sono adatti alla maggior parte delle aree: un supervisore di produzione sottopone ad audit il magazzino, un analista QC la gestione dei reclami, uno specialista normativo il controllo dei documenti. Potete scambiare auditor con una sede consociata o con un’azienda comparabile, stipulando un accordo di riservatezza. Per i processi di cui è responsabile il team qualità, in genere CAPA, riesame della direzione, controllo dei documenti e processo di audit stesso, incaricate un auditor esterno per uno o due giorni all’anno.

Chiunque svolga gli audit deve dimostrare la propria competenza: formazione per auditor, partecipazione a qualche audit come osservatore o co-responsabile e conoscenza dell’area. Conservate queste informazioni nel registro di formazione e indicate nel programma gli auditor qualificati. Se un ispettore vede che il responsabile qualità ha sottoposto ad audit le CAPA, la domanda successiva sarà chi sottopone ad audit il responsabile qualità.

Redigere una checklist di audit interno che verifichi le evidenze

La debolezza più comune negli audit interni è una checklist costituita da domande ottenute trasformando il testo delle clausole. «Esiste una procedura per la valutazione dei fornitori?» riceve risposta affermativa e l’audit non apprende nulla. Le domande dovrebbero indurre l’auditor a esaminare registrazioni e attività svolte.

Formulate ogni voce della checklist come una verifica delle evidenze. Confrontate queste domande sul controllo dei fornitori:

Le domande efficaci sulle evidenze hanno caratteristiche comuni. Si basano su campioni di registrazioni reali riferiti a un periodo definito. Seguono un filo conduttore attraverso i confini dei processi, per esempio da un reclamo alla relativa indagine, poi alla CAPA, alla SOP modificata e alla formazione su tale SOP. Includono inoltre l’osservazione: assistete a una verifica della linea, a una sequenza di vestizione o alla ricezione di un campione, quindi confrontate quanto osservato con la procedura.

Considerate la checklist una guida da cui l’auditor può discostarsi quando le evidenze portano altrove e lasciate spazio per registrare i campioni esaminati, con i relativi riferimenti (numeri di lotto, numeri dei documenti, ID delle registrazioni), in modo che un revisore possa ripercorrere l’audit in seguito. Un rapporto di audit che dichiara «registrazioni esaminate, soddisfacenti» senza indicare i riferimenti dei campioni è molto difficile da difendere.

Classificare le constatazioni in modo coerente

Un sistema di classificazione svolge due funzioni: stabilisce entro quando una constatazione deve essere risolta e rende leggibili le tendenze nel corso degli anni. Molti produttori farmaceutici adottano i tre livelli della MHRA, definiti su gov.uk nella sezione sulla classificazione delle constatazioni ispettive. Una carenza critica ha prodotto, o rischia in modo significativo di produrre, un prodotto dannoso per i pazienti. Una carenza maggiore non è critica ma, per esempio, potrebbe produrre un prodotto non conforme all’autorizzazione all’immissione in commercio o indicare una deviazione sostanziale dalle GMP; diverse carenze «altre» possono, nel loro insieme, costituire una carenza maggiore. La categoria «altre» comprende le deviazioni dalle GMP che non rientrano nelle precedenti categorie.

I produttori di dispositivi medici spesso utilizzano le categorie di non conformità maggiore e minore, oltre alle osservazioni, in linea con gli audit di certificazione. Entrambi i sistemi sono validi. L’importante è che le definizioni siano documentate, che ogni grado abbia un tempo di risposta previsto (per esempio, un piano entro un numero definito di giorni lavorativi per le constatazioni maggiori e un’escalation immediata per quelle critiche) e che gli auditor applichino il sistema in modo coerente. Per uniformare la classificazione, chiedete a due auditor di classificare lo stesso insieme di constatazioni passate una volta all’anno e discutete le differenze.

Formulate ogni constatazione come un’affermazione fattuale che indichi requisito ed evidenza: che cosa era richiesto, che cosa è stato osservato e dove. «La SOP-PRD-014 rev 6 richiede una seconda verifica della linea; i registri di lotto dei lotti 24-118 e 24-121 non riportano una seconda firma» è una constatazione su cui si può intervenire. «La verifica della linea deve essere migliorata» non lo è.

Follow-up e chiusura che soddisfino un auditor esterno

ISO 13485 richiede la verifica delle azioni intraprese e la comunicazione dei risultati di tale verifica. Il capitolo 9 richiede dichiarazioni sulle azioni intraprese successivamente. In pratica, la chiusura prevede tre parti, ciascuna da documentare separatamente.

La risposta spetta all’area sottoposta ad audit: correzione, causa radice e azione correttiva, con responsabili e date. Qualsiasi problema sistemico va inserito nel processo CAPA anziché essere gestito all’interno del record di audit, così da applicare la stessa disciplina nell’analisi della causa radice e la stessa verifica di efficacia previste per qualsiasi altra CAPA.

La verifica spetta all’auditor o alla funzione qualità: l’azione è stata svolta come descritto? Esaminate la SOP aggiornata, i registri di riqualificazione e l’impostazione modificata della macchina.

L’efficacia viene verificata in un secondo momento: il problema si è fermato? Esaminate un campione dello stesso tipo di registrazione alcuni mesi dopo. Se la constatazione riguardava l’assenza della seconda firma, estraete un nuovo campione di registri di lotto e verificate la situazione.

Chiudere una constatazione quando l’azione è soltanto pianificata, o quando l’evidenza consiste in una singola e-mail che dichiara «fatto», è uno dei primi aspetti che gli auditor esterni approfondiscono. Le constatazioni scadute dovrebbero essere visibili nel riesame della direzione, insieme alle relative motivazioni.

Che cosa dovrebbe riportare il programma

Quando un auditor di un organismo notificato o un ispettore apre il vostro programma di audit interno, dovrebbe poter individuare, senza bisogno di una visita guidata:

• Il programma del periodo, con la motivazione di ogni intervallo e le eventuali modifiche apportate nel corso dell’anno, insieme alle relative ragioni.
• La copertura di ogni clausola, capitolo o processo applicabile nell’arco del ciclo definito.
• Per ciascun audit: ambito, criteri, auditor, indipendenza dell’auditor dall’area, piano, riferimenti dei campioni e rapporto.
• Le constatazioni con grado, requisito, evidenza, responsabile, data di scadenza e stato.
• I registri di verifica e di efficacia delle constatazioni chiuse e i collegamenti alle CAPA.
• Gli audit svolti rispetto al piano, le constatazioni scadute e le tendenze, così come riportati nel riesame della direzione.

Se il programma è distribuito tra fogli di calcolo, cartelle condivise ed e-mail, per ricostruire questo quadro occorrono giorni e le lacune tra le fonti tendono a emergere durante l’ispezione. Un software per la gestione degli audit interni che riunisca programma, checklist, constatazioni e chiusure in un unico sistema con audit trail rende i registri leggibili man mano che vengono creati; è il motivo principale per abbandonare i fogli di calcolo quando il programma supera una manciata di audit all’anno.

In sintesi: pianificate in base al rischio e documentate le motivazioni, tenete gli auditor lontani dal proprio lavoro, fate in modo che ogni voce della checklist verifichi una registrazione reale, classificate le constatazioni sempre allo stesso modo e chiudete soltanto ciò che avete verificato. Un programma impostato in questo modo di solito regge bene all’esame di un ispettore.

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