Gestão de desvios: um guia prático para todo o ciclo de vida

Uma linha de enchimento para porque a balança de controlo rejeitou um lote de frascos. Descobre-se que um rolo de etiquetas de um novo fornecedor tem a arte final do ano passado. A meio de um turno, um operador percebe que o registo de limpeza do granulador nunca foi assinado. Cada um destes casos é um desvio, e cada um será avaliado por um inspetor com base nas mesmas perguntas: foi detetado rapidamente, o produto foi protegido, apurou-se a causa e evitou-se que voltasse a acontecer? Este guia percorre o ciclo de vida da gestão de desvios pela ordem em que o trabalho realmente decorre, incluindo as referências regulamentares subjacentes a cada etapa e as decisões práticas que tendem a distinguir um dossier bem instruído de uma constatação de inspeção.

O que é considerado um desvio

Um desvio é um afastamento de uma instrução aprovada ou de uma norma estabelecida: uma etapa do registo de lote, um SOP, uma especificação, um parâmetro validado ou um limite ambiental. O Guia EU GMP é claro a este respeito. O Capítulo 5, parágrafo 5.15, afirma que qualquer desvio às instruções ou procedimentos deve ser evitado tanto quanto possível e que, caso ocorra, deve ser aprovado por escrito por uma pessoa competente, com o envolvimento do Controlo da Qualidade quando adequado. O Capítulo 1, parágrafo 1.8(vii), exige que os desvios significativos sejam totalmente registados e investigados com o objetivo de determinar a causa-raiz, e que sejam implementadas ações corretivas e preventivas.

Os fabricantes de dispositivos médicos que trabalham segundo a ISO 13485:2016 reconhecerão o mesmo âmbito, embora com outra terminologia. A norma refere produto não conforme (cláusula 8.3), análise de dados (8.4) e ação corretiva (8.5.2). Muitas empresas de dispositivos abrangem os desvios de processo e as não conformidades do produto num único procedimento, o que funciona desde que este especifique quais os registos que requerem uma decisão sobre a disposição do produto.

O teste prático para determinar «isto é um desvio?» consiste em verificar se algo que deveria ter acontecido segundo uma regra escrita não aconteceu, ou se aconteceu algo que a regra não permitia. As reclamações, os resultados fora de especificação e as constatações de auditoria têm normalmente procedimentos próprios; documente claramente os limites, caso contrário, o mesmo evento poderá ser registado três vezes.

Desvios planeados vs. não planeados

Um desvio não planeado é descoberto após o acontecimento: foi dispensado o lote errado de excipiente, ocorreu um desvio de temperatura durante a noite ou foi omitida uma etapa. Segue diretamente para o ciclo de vida abaixo.

Um desvio planeado é um afastamento deliberado e temporário que é avaliado e aprovado antes de ocorrer. Um exemplo típico é produzir um lote com um equipamento alternativo, já qualificado, enquanto o equipamento habitual está a ser reparado, ou utilizar um plano de amostragem revisto para um número definido de lotes. O registo deve incluir a justificação, a avaliação de risco, o âmbito (que lotes, que datas), a aprovação de QA antes da execução e uma verificação posterior de que as condições foram cumpridas.

Dois avisos baseados na experiência. Primeiro, um desvio planeado nunca deve ser utilizado para contornar o controlo de alterações. Se o mesmo afastamento «temporário» for aprovado três vezes, trata-se de uma alteração permanente e deve integrar o sistema de controlo de alterações, com a validação correspondente. Segundo, um desvio planeado não pode autorizar uma violação da autorização de introdução no mercado ou de uma especificação registada. Se o plano exigir isso, o procedimento adequado é uma variação à autorização.

Etapa 1: Detetar e registar no momento

A qualidade de todas as etapas seguintes depende do registo inicial. Este deve ser redigido pela pessoa que detetou o problema, o mais próximo possível do momento do acontecimento, e deve indicar factos: o que foi observado, onde, quando, que lote, equipamento ou material estava envolvido e o que o procedimento exigia. As opiniões sobre a causa pertencem a uma fase posterior.

Torne a comunicação fácil e segura. Se os operadores recearem ser culpabilizados, os desvios só serão detetados na revisão do registo de lote, dias mais tarde, quando as provas já tiverem desaparecido. Um registo inicial breve, que qualquer pessoa na área de produção possa preencher em poucos minutos, com notificação automática de QA, contribui mais para a deteção do que qualquer cartaz a incentivar a comunicação de problemas.

Etapa 2: Conter o impacto

A contenção consiste nas ações tomadas nas primeiras horas para impedir que o problema se propague, antes de se saber por que motivo ocorreu. As ações habituais incluem colocar em quarentena o lote, os materiais ou os dispositivos afetados, parar a linha, segregar o stock, verificar se o mesmo lote de componentes foi utilizado noutros lotes e confirmar com o armazém se algum produto já foi expedido.

Registe cada ação de contenção, indicando quem a realizou e quando. Um intervalo de vários dias entre a deteção e a contenção sem explicação constitui, por si só, uma constatação. A contenção também contribui para responder à questão do âmbito a que todas as investigações têm de dar resposta: que outros lotes, produtos ou locais podem ter sido afetados?

Etapa 3: Classificar por risco

A classificação determina o esforço de investigação a dedicar ao desvio, o prazo para o encerrar e quem o aprova. A maioria das empresas utiliza três níveis.

As definições são menos importantes do que a aplicação consistente. Inclua os critérios de decisão no procedimento (contacto com o produto, esterilidade, potência, rastreabilidade, integridade dos dados, impacto na documentação regulamentar) e exija que a pessoa responsável pela classificação registe a justificação para o nível escolhido. A ICH Q9(R1), revista em 2023, fornece orientações explícitas sobre a gestão da subjetividade nas avaliações de risco e sobre a adequação da formalidade da avaliação ao nível de risco. Na prática, isso significa que um desvio menor pode ser avaliado num parágrafo, enquanto um desvio crítico justifica uma avaliação de risco estruturada, com as provas anexadas.

Reveja a classificação quando a investigação reunir factos. Se um desvio registado como menor se revelar capaz de afetar três lotes, deve ser reclassificado para um nível superior, com a respetiva justificação registada.

Etapa 4: Investigar a causa-raiz

O Capítulo 1, parágrafo 1.4(xiv), do EU GMP estabelece o nível de exigência: deve aplicar-se um nível adequado de análise da causa-raiz, determinado com base nos princípios de gestão do risco da qualidade. Quando não for possível identificar a verdadeira causa-raiz, devem ser identificadas e abordadas as causas mais prováveis. Além disso, quando se suspeitar de erro humano, essa conclusão deve ser justificada, depois de garantir que não foram ignorados problemas relacionados com o processo, os procedimentos ou o sistema.

Esta última frase é a que os inspetores mais utilizam. «Erro do operador, operador sujeito a nova formação» permite encerrar um dossier rapidamente e quase nunca impede a recorrência. Pergunte por que razão o erro foi possível. A etapa do registo de lote era ambígua? Dois materiais semelhantes estavam armazenados lado a lado? O operador tinha concluído a formação e estava autorizado a trabalhar segundo a revisão atual do SOP ou segundo a anterior? O turno tinha falta de pessoal?

Escolha a ferramenta adequada ao problema. Os cinco porquês são úteis para uma falha linear isolada. Um diagrama de Ishikawa ajuda quando podem contribuir vários fatores. Muitas vezes, a reconstituição cronológica é a ferramenta mais útil para desvios de temperatura e misturas de materiais. Seja qual for o método, o relatório de investigação deve apresentar as provas que sustentam a conclusão, as hipóteses alternativas consideradas e excluídas e a avaliação do âmbito relativa a outros lotes afetados.

Etapa 5: Decidir a disposição

A disposição é a decisão relativa ao produto: libertar, retrabalhar, reprocessar, rejeitar ou, no caso dos dispositivos, aceitar sob concessão. É uma decisão de qualidade e deve ser tomada por alguém com autoridade para o fazer, com base na investigação e na avaliação de risco.

No caso dos medicamentos, a secção 3 do Anexo 16 do Guia EU GMP permite que uma Pessoa Qualificada considere certificar um lote afetado por um desvio inesperado apenas quando as especificações registadas forem cumpridas, o desvio tiver sido investigado exaustivamente e a causa-raiz corrigida, e um processo de gestão do risco da qualidade tiver concluído que o impacto na qualidade, segurança ou eficácia é negligenciável. Por definição, se o mesmo desvio se repetir, deixa de ser inesperado.

No caso dos dispositivos médicos, a cláusula 8.3.2 da ISO 13485:2016 permite aceitar um produto não conforme sob concessão apenas se houver uma justificação, se a aprovação tiver sido obtida e se os requisitos regulamentares forem cumpridos, devendo ficar registada a identidade da pessoa que autorizou a concessão. Se um produto não conforme for detetado após a entrega, a cláusula 8.3.3 exige a adoção de medidas adequadas aos efeitos, o que poderá conduzir à comunicação de vigilância ao abrigo do artigo 87.º do EU MDR 2017/745, caso esteja envolvido um incidente grave ou uma ação corretiva de segurança no terreno.

Etapa 6: Associar à CAPA

Nem todos os desvios exigem uma CAPA. Um acontecimento menor e isolado, com uma causa clara e controlada, pode ser encerrado com uma correção. Um desvio requer uma CAPA quando a causa-raiz aponta para uma fragilidade sistémica, quando se repete ou quando o risco é suficientemente elevado para que não seja prudente confiar apenas na correção.

A associação deve ser explícita em ambos os registos. O desvio indica qual a CAPA que aborda a sua causa-raiz; a CAPA enumera todos os desvios que se destina a prevenir. Esta associação bidirecional permite demonstrar, na revisão da eficácia, que o mesmo problema não voltou a ocorrer. Também satisfaz o artigo 10.º, n.º 9, do EU MDR, que exige que o sistema da qualidade de um fabricante de dispositivos abranja a gestão das ações corretivas e preventivas e a verificação da respetiva eficácia. A cláusula 8.5.2 da ISO 13485 exige o mesmo.

Etapa 7: Analisar tendências de desvios ao longo do tempo

Um desvio isolado informa sobre um acontecimento. Um ano de desvios informa sobre o sistema. O Capítulo 1, parágrafo 1.10(iv), do EU GMP exige que a revisão da qualidade do produto inclua todos os desvios significativos, as respetivas investigações e a eficácia das CAPAs resultantes. A cláusula 8.4 da ISO 13485 exige a análise de dados, que, na prática, inclui tendências de não conformidade.

Analise mais do que a contagem. As segmentações úteis incluem a categoria da causa-raiz, a etapa do processo, o produto, o equipamento, a área, o turno e o tempo até ao encerramento. Procure causas-raiz repetidas sob números de desvio diferentes, como três erros de rotulagem «sem relação entre si» na mesma linha de embalagem durante um trimestre. Acompanhe também a proporção de desvios encerrados como erro humano: se for elevada, é provável que as investigações estejam a terminar demasiado cedo.

Considere o aumento do número de desvios em aberto um sinal relativo à qualidade. Os inspetores pedem regularmente a lista de desvios em aberto e o respetivo tempo em aberto, por isso, conheça-a antes de eles a pedirem.

O que deve fazer o software de gestão de desvios

O papel e as folhas de cálculo tornam mais difíceis as tarefas complexas: associar desvios a CAPAs, assegurar aprovações e analisar tendências ao longo de vários anos. Ao avaliar software de gestão de desvios, verifique se regista o relatório inicial com uma data e hora e a identidade do autor; orienta a classificação com base nos seus próprios critérios de risco; mantém a investigação, as provas e a decisão sobre a disposição num único registo; exige aprovações através de assinaturas eletrónicas que cumpram as expectativas do Anexo 11 do EU GMP; mantém um audit trail que não pode ser editado; associa os desvios às CAPAs em ambas as direções; e permite filtrar e analisar tendências por causa-raiz, produto e área sem exportar para uma folha de cálculo.

Numa demonstração, peça para ver uma reclassificação e um desvio associado a uma CAPA existente; estes fluxos revelam muito sobre o sistema.

Em resumo

Faça a gestão dos desvios como um único ciclo de vida com passagens claras entre etapas: registe os factos no momento, contenha o problema em poucas horas, classifique segundo critérios escritos, investigue para além do «erro humano», decida a disposição com a autoridade adequada, associe as causas sistémicas à CAPA e analise tendências de toda a população, pelo menos trimestralmente. O Guia EU GMP, EudraLex Volume 4 e a ISO 13485:2016 definem as expectativas; o seu procedimento deve demonstrar, passo a passo, como as cumpre.

Se pretende gerir todo este ciclo de vida num só lugar, com classificação de risco, investigação, decisão sobre a disposição e associações à CAPA num único registo, saiba como a InnoQualis gere os desvios.