CAPA-Wirksamkeitsprüfung: So weisen Sie vor dem Abschluss nach, dass eine Korrektur funktioniert hat
So legen Sie vor Beginn der Maßnahme eine CAPA-Wirksamkeitsprüfung fest: messbare Kriterien, ein sinnvoller Zeitrahmen, die Hierarchie der Maßnahmen und das Vorgehen bei einer nicht bestandenen Prüfung.
Die CAPA ist seit zehn Wochen offen. Die SOP wurde überarbeitet, die Mitarbeitenden haben ihre Schulungsnachweise unterschrieben, und die verantwortliche Person möchte die CAPA vor der Managementbewertung abschließen. Im Abschnitt zur Wirksamkeit des Formulars steht: „Keine Wiederholung beobachtet“. Dieser Satz ist der Grund dafür, dass so viele CAPA-Datensätze beim nächsten Audit wieder geöffnet werden und dieselbe Abweichung sechs Monate später unter einer neuen Nummer erneut auftritt. Dieser Artikel erläutert, wie Sie vor der Umsetzung der Maßnahme eine CAPA-Wirksamkeitsprüfung festlegen, messbare Kriterien formulieren, den richtigen Zeitraum bestimmen, warum die gewählte Maßnahmenart darüber entscheidet, ob die Prüfung erfolgreich sein kann, und was bei einem negativen Ergebnis zu tun ist.
Was die Vorschriften verlangen
Alle Regelwerke, denen ein europäischer Hersteller unterliegt, erwarten eine Überprüfung der Wirksamkeit von Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen. Keines davon akzeptiert den Abschluss allein aufgrund der Umsetzung.
ISO 13485:2016 nennt in Abschnitt 8.5.2 die „Überprüfung der Wirksamkeit der ergriffenen Korrekturmaßnahme“ und verwendet in Abschnitt 8.5.3 eine entsprechende Formulierung für Vorbeugungsmaßnahmen. Für Medizinproduktehersteller geht die Verordnung (EU) 2017/745 in Artikel 10 Absatz 9 Buchstabe l weiter. Dort wird „die Handhabung von Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen und die Überprüfung ihrer Wirksamkeit“ als Bestandteil des Qualitätsmanagementsystems genannt.
Für Arzneimittel besagt EudraLex Band 4, Kapitel 1, Abschnitt 1.4(xiv), dass als Reaktion auf Untersuchungen geeignete CAPAs ermittelt und ergriffen werden sollten und dass „die Wirksamkeit solcher Maßnahmen im Einklang mit den Grundsätzen des Qualitätsrisikomanagements überwacht und bewertet werden sollte“. ICH Q10 macht denselben Punkt in seiner Tabelle zu CAPA über den gesamten Lebenszyklus hinweg: Während der kommerziellen Herstellung sollten CAPAs eingesetzt und die Wirksamkeit der Maßnahmen bewertet werden.
Keiner dieser Texte beschreibt, wie die Wirksamkeit zu überprüfen ist. Das bleibt Ihrer Verfahrensanweisung überlassen. Deshalb unterscheidet sich die Qualität von Wirksamkeitsprüfungen zwischen Standorten so stark.
Überprüfung der Umsetzung und Überprüfung der Wirksamkeit
Dabei handelt es sich um zwei unterschiedliche Fragen, die beide im CAPA-Datensatz beantwortet werden müssen.
Bei der Überprüfung der Umsetzung wird gefragt, ob Sie getan haben, was Sie zugesagt hatten. Die SOP liegt in Revision 4 vor und ist in Kraft, die Vorrichtung wurde installiert und qualifiziert, die Spezifikation des Lieferanten wurde aktualisiert und bestätigt. Dies lässt sich in der Regel am Tag des Abschlusses der Maßnahme anhand von Dokumenten bestätigen.
Bei der Überprüfung der Wirksamkeit wird gefragt, ob das Problem behoben ist. Dafür sind Daten erforderlich, die nach der Änderung erhoben wurden – und zwar über einen ausreichenden Zeitraum oder anhand einer ausreichenden Anzahl von Einheiten, damit sich der ursprüngliche Fehler realistisch hätte wiederholen können. Eine CAPA, die am Tag der Unterschrift der Schulungsnachweise geschlossen wird, bestätigt die Umsetzung und sonst nichts.
Legen Sie die Wirksamkeitsprüfung vor Beginn der Maßnahme fest
Der beste Zeitpunkt, um die Wirksamkeitskriterien zu formulieren, ist bei der Genehmigung des Maßnahmenplans – bevor jemand das Ergebnis kennt. Werden die Kriterien erst beim Abschluss formuliert, beschreiben sie oft einfach das, was passiert ist. Werden sie im Voraus festgelegt, muss das Team definieren, was Erfolg bedeutet, solange die Untersuchung noch frisch in Erinnerung ist.
Eine aussagekräftige Wirksamkeitsprüfung beantwortet vier Fragen:
- Was wird gemessen und aus welcher Datenquelle stammen die Daten?
- Welches Ergebnis gilt als wirksam? Geben Sie dafür eine Zahl oder eine eindeutige Bestanden-/Nicht-bestanden-Bedingung an.
- Wann beziehungsweise nach wie vielen Einheiten, Chargen oder Ereignissen wird gemessen?
- Wer überprüft das Ergebnis und was geschieht, wenn die Prüfung nicht bestanden wird?
Die Ausgangslage ist ebenso wichtig wie der Zielwert. Wenn Sie nicht wissen, wie häufig das Problem vor der Maßnahme auftrat, können Sie nicht beurteilen, ob die Maßnahme es verringert hat. Ermitteln Sie die Ausgangswerte im Rahmen der Untersuchung anhand des Abweichungsprotokolls, der Reklamationsdaten oder der Prüfaufzeichnungen und halten Sie sie in der CAPA fest.
Messbare Kriterien: Beispiele, die funktionieren
Unklare Kriterien sind die häufigste Schwachstelle. „Keine Wiederholung“ lässt sich ohne Zeitrahmen oder Grundgesamtheit nicht widerlegen und kann daher nichts belegen. Vergleichen Sie die folgenden Beispiele.
Eine Kennzeichnungsabweichung, bei der auf Kartons eine falsche Chargennummer aufgedruckt wurde. Schwach: „Keine weiteren Kennzeichnungsfehler.“ Besser: „Bei der vollständigen Abgleichprüfung der Etikettenverwendung für die nächsten 20 Verpackungsläufe auf Linie 2 werden keine Chargennummernabweichungen festgestellt; in den vorherigen 20 Läufen waren es 3 Abweichungen.“
Ein Reklamationstrend wegen eines lockeren Verschlusses an einem Dosiergerät. Schwach: „Reklamationsrate gesenkt.“ Besser: „In den beiden Quartalen nach dem Wechsel des Formwerkzeugs liegt die Zahl der im Reklamationssystem mit ‚Verschluss löst sich‘ codierten Reklamationen bei höchstens einer pro 50.000 ausgelieferten Einheiten; verglichen wird mit der Rate in den beiden vorangegangenen Quartalen.“
Ein wiederkehrender interner Auditbefund, wonach sich an Arbeitsplätzen veraltete gelenkte SOP-Kopien befanden. Schwach: „Mitarbeitende an das Verfahren erinnert.“ Besser: „Bei Stichprobenkontrollen an 15 Arbeitsplätzen in jedem der nächsten drei Monate entspricht jedes gedruckte Dokument der aktuell geltenden Revision.“
Eine Temperaturabweichung in einer Stabilitätskammer, verursacht durch einen Alarm, der außerhalb der Arbeitszeit nicht weitergeleitet wurde. Aussagekräftige Kriterien beziehen sich hier auf die Kontrolle selbst: „Bei den monatlichen Alarmtests in den nächsten sechs Monaten erreicht der Anruf außerhalb der Arbeitszeit bei jedem Test innerhalb der festgelegten Zeit die diensthabende technische Fachkraft.“
Jedes aussagekräftige Kriterium nennt eine Datenquelle, eine Grundgesamtheit, einen Schwellenwert und einen Zeitrahmen. Wenn das ursprüngliche Ereignis selten war, kann eine reine Prüfung auf Wiederholung erst nach Jahren aussagekräftig sein. In diesem Fall ist eine direkte Prüfung der Kontrolle, wie im Alarmbeispiel, die bessere Messgröße.
Zeitrahmen: Wie lange sollten Sie vor der Prüfung warten?
Es gibt keine regulatorisch festgelegte Anzahl von Tagen. Der richtige Zeitraum ist derjenige, in dem sich der ursprüngliche Fehlermodus realistisch wiederholen könnte. Bei einem täglich ausgeführten Prozess mit bekannter Fehlerrate lassen sich innerhalb weniger Wochen aussagekräftige Daten erheben. Bei einem Fehler, der zweimal im Jahr auftrat, ist ein längerer Zeitraum oder eine direkte Prüfung der neuen Kontrolle erforderlich.
Richten Sie den Zeitraum danach aus, wie häufig die Tätigkeit ausgeführt wird. „Nächste 30 Chargen“ ist besser als „drei Monate“, wenn das Produktionsvolumen schwankt. Stellen Sie bei saisonaler oder kampagnenbasierter Herstellung sicher, dass der Zeitraum mindestens eine Phase umfasst, in der die Bedingungen, die das Problem verursacht haben, erneut vorliegen.
Lassen Sie die CAPA während des Wirksamkeitszeitraums offen oder schließen Sie die Maßnahmenphase ab und verfolgen Sie die Wirksamkeitsprüfung als terminierte, zugewiesene Aufgabe, die nicht in Vergessenheit geraten kann. Beide Vorgehensweisen sind vertretbar, sofern Ihre Verfahrensanweisung festlegt, welche Sie verwenden. Was ein Inspektor hinterfragen wird, ist eine für März geplante Wirksamkeitsprüfung, die nie stattgefunden hat.
Die CAPA-Wirksamkeitshierarchie
Manche Maßnahmen sind weitaus erfolgversprechender als andere. Häufig scheitert eine Wirksamkeitsprüfung, weil die Maßnahme von Anfang an zu schwach war. Das Konzept einer Wirksamkeitshierarchie, angelehnt an die Hierarchie der Schutzmaßnahmen im Arbeitsschutz, ordnet Maßnahmen von der zuverlässigsten bis zur am wenigsten zuverlässigen:
| Stufe | Art der Maßnahme | Beispiel |
|---|---|---|
| 1 | Ursache konstruktiv beseitigen | Den Steckverbinder so ändern, dass er nur in einer Richtung passt |
| 2 | Ursache technisch ausschließen | Ein Bildverarbeitungssystem ergänzen, das falsch etikettierte Kartons automatisch aussortiert |
| 3 | Fehler durch technische Vorkehrungen verhindern | Barcode-Scan, der einen Lauf blockiert, wenn die Etikettenvorlage nicht mit dem Fertigungsauftrag übereinstimmt |
| 4 | Zuverlässige Erkennung sicherstellen | Eine prozessbegleitende Prüfung mit festgelegtem Stichprobenplan ergänzen |
| 5 | Administrative Maßnahmen | SOP überarbeiten, Checkliste ergänzen, zweite Unterschrift einführen |
| 6 | Schulung oder Nachschulung | Mitarbeitende über das überarbeitete Verfahren informieren |
Nachschulungen stehen aus gutem Grund an letzter Stelle. Sie hängen von Gedächtnis und Aufmerksamkeit ab, die mit der Zeit und durch Personalfluktuation nachlassen. Wenn die Untersuchung zu dem Schluss kam, dass ein Bedienfehler vorlag, stellt sich die naheliegende Frage, warum der Prozess zuließ, dass ein einmaliges Versehen einer Person zu einem nichtkonformen Produkt führte. EU-GMP-Kapitel 1, Abschnitt 1.4(xiv), geht direkt darauf ein: Wird menschliches Versagen als Ursache vermutet oder festgestellt, sollte dies begründet werden, nachdem sichergestellt wurde, dass prozessbedingte, verfahrensbedingte oder systembedingte Fehler nicht übersehen wurden.
Schulungen haben weiterhin ihren Platz. Wenn Sie ein Verfahren ändern oder eine neue Kontrolle einführen, müssen die Mitarbeitenden wissen, wie sie funktioniert. Als einzige Maßnahme reichen sie jedoch nicht aus. Eine hilfreiche Regel für Ihre Verfahrensanweisung: Liegt die einzige Maßnahme auf Stufe 5 oder 6, muss die genehmigende Person der CAPA dokumentieren, warum eine Maßnahme auf höherer Stufe nicht umsetzbar ist. Außerdem sollte die Wirksamkeitsprüfung in kürzeren Abständen erfolgen, um den erwarteten Wirksamkeitsverlust rechtzeitig zu erkennen.
Was tun, wenn eine Wirksamkeitsprüfung nicht bestanden wird?
Eine nicht bestandene Prüfung liefert Informationen. Sie bedeutet, dass entweder die Grundursache falsch ermittelt wurde, die Maßnahme sie nicht behoben hat oder die Maßnahme nicht wie vorgesehen umgesetzt wurde. Gehen Sie diese Möglichkeiten in dieser Reihenfolge durch.
Prüfen Sie zunächst, ob es sich tatsächlich um dasselbe Problem handelt. Ein Kennzeichnungsfehler, der auf einem anderen Mechanismus beruht, ist eine eigenständige neue Nichtkonformität, kann aber auf eine gemeinsame systemische Ursache hinweisen, die untersucht werden sollte.
Wenn es sich um dasselbe Problem handelt, öffnen Sie neben der Maßnahme auch die Untersuchung erneut. Überprüfen Sie die Belege für die Grundursache mit unvoreingenommenem Blick und stellen Sie fest, ob die Maßnahme an jeder erfassten Linie, in jeder Schicht und an jedem erfassten Standort umgesetzt wurde. Wählen Sie dann eine Maßnahme auf einer höheren Stufe der Hierarchie. Wenn die Nachschulung nicht erfolgreich war, ist der nächste Schritt eine verfahrensbezogene oder physische Kontrolle; eine zweite Nachschulung wird auf dieselbe Weise scheitern.
Dokumentieren Sie die nicht bestandene Prüfung und die Begründung in derselben CAPA oder in einer verknüpften CAPA, die auf die ursprüngliche verweist. Schließen Sie die ursprüngliche CAPA nicht als wirksam ab, um anschließend unauffällig eine neue zu eröffnen. Findet ein Auditor denselben Fehlermodus unter zwei CAPA-Nummern, wobei die erste als wirksam abgeschlossen wurde, wird er zu dem Schluss kommen, dass Ihre Wirksamkeitsprüfungen reine Formsache sind. Dieser Schluss wird sich auf alle anderen CAPAs im Protokoll auswirken.
CAPA-Abschluss: Was der Datensatz enthalten sollte
Zum Abschluss sollte der Datensatz die Ausgangswerte, die vorab festgelegten Kriterien, die erhobenen Daten, das Ergebnis im Vergleich zu den Kriterien, die prüfende Person und die Entscheidung ausweisen. Lag das Ergebnis im Grenzbereich, dokumentieren Sie die Beurteilung und warum es akzeptiert wurde. Die Person, die den Abschluss genehmigt, sollte allein anhand des Datensatzes mit Ja antworten können.
Wählen Sie eine CAPA, die im letzten Quartal abgeschlossen wurde, und prüfen Sie, ob die Wirksamkeitskriterien vor der Maßnahme festgelegt wurden, ob sie eine Zahl und einen Zeitrahmen enthielten und auf welcher Stufe der Hierarchie die Maßnahme lag. Fehlt einer dieser Punkte, ändern Sie das CAPA-Formular, damit die nächste CAPA ohne diese Angaben nicht genehmigt werden kann. Informationen zu einem System, das die Wirksamkeitsprüfung als terminierte, zugewiesene Aufgabe in jedem Datensatz führt, finden Sie unter So verwaltet InnoQualis CAPAs.
