Verifica dell’efficacia CAPA: come dimostrare che una correzione ha funzionato prima della chiusura

La CAPA è aperta da dieci settimane. La SOP è stata revisionata, gli operatori hanno firmato i registri di formazione e il responsabile vuole chiuderla prima del riesame della direzione. La sezione sull’efficacia del modulo riporta: «Nessuna recidiva osservata». Questa frase è il motivo per cui tanti record CAPA vengono riaperti durante l’audit successivo e per cui la stessa deviazione ricompare sei mesi dopo con un nuovo numero. Questo articolo spiega come definire una verifica dell’efficacia CAPA prima di implementare l’azione, come formulare criteri misurabili, quanto attendere, perché il tipo di azione scelto determina se la verifica può avere successo e cosa fare in caso di esito negativo.

Cosa richiedono le normative

Tutti i framework a cui è soggetto un produttore europeo prevedono che sia riesaminata l’efficacia delle azioni correttive e preventive e nessuno consente la chiusura basata soltanto sull’implementazione.

La norma ISO 13485:2016 include «riesaminare l’efficacia delle azioni correttive intraprese» nella clausola 8.5.2 e una formulazione equivalente per le azioni preventive nella clausola 8.5.3. Per i fabbricanti di dispositivi medici, il Regolamento (UE) 2017/745 si spinge oltre, poiché l’articolo 10, paragrafo 9, lettera l), indica la «gestione delle azioni correttive e preventive e verifica della loro efficacia» tra gli elementi del sistema di gestione della qualità.

Per i medicinali, EudraLex Volume 4, Capitolo 1, sezione 1.4(xiv), afferma che è necessario individuare e intraprendere CAPA adeguate in risposta alle indagini e che «l’efficacia di tali azioni dovrebbe essere monitorata e valutata, in linea con i principi di Quality Risk Management». ICH Q10 esprime lo stesso concetto nella tabella sulle CAPA lungo il ciclo di vita: durante la produzione commerciale, le CAPA dovrebbero essere utilizzate e l’efficacia delle azioni dovrebbe essere valutata.

Nessuno di questi testi spiega come verificare l’efficacia. Questo aspetto è lasciato alla vostra procedura, ed è per questo che la qualità delle verifiche di efficacia varia così tanto da un sito all’altro.

Verifica dell’implementazione e verifica dell’efficacia

Sono due domande diverse, e un record CAPA deve rispondere a entrambe.

La verifica dell’implementazione chiede se avete fatto ciò che avevate dichiarato. La SOP è alla revisione 4 ed è in vigore, il dispositivo è stato installato e qualificato, le specifiche del fornitore sono state aggiornate e confermate. Di solito è possibile verificarlo il giorno in cui l’azione viene completata, sulla base della documentazione.

La verifica dell’efficacia chiede se il problema è stato risolto. Richiede dati raccolti dopo la modifica, per un periodo o un numero di unità sufficiente a dare alla modalità di guasto originale una possibilità concreta di ripresentarsi. Una CAPA chiusa il giorno in cui vengono firmati i registri di formazione ha verificato l’implementazione e nient’altro.

Definire la verifica dell’efficacia prima di avviare l’azione

Il momento migliore per definire i criteri di efficacia è quando viene approvato il piano d’azione, prima che si conosca l’esito. Se vengono scritti al momento della chiusura, i criteri tendono a descrivere ciò che è già successo. Se vengono definiti in anticipo, inducono il team a precisare cosa significhi successo mentre l’indagine è ancora recente.

Una verifica dell’efficacia utile risponde a quattro domande:

1. Che cosa verrà misurato e quale fonte dati verrà utilizzata?
2. Quale risultato sarà considerato efficace, espresso con un numero o una condizione chiara di superamento/non superamento?
3. Quando, o dopo quante unità, lotti o eventi, verrà effettuata la misurazione?
4. Chi esaminerà il risultato e cosa accadrà se la verifica non verrà superata?

Il valore di riferimento è importante quanto l’obiettivo. Se non sapete con quale frequenza si verificava il problema prima dell’azione, non potete affermare che l’azione lo abbia ridotto. Durante l’indagine, ricavate il valore di riferimento dal registro delle deviazioni, dai dati sui reclami o dai registri di ispezione e riportatelo nella CAPA.

Criteri misurabili: esempi efficaci

I criteri vaghi sono la debolezza più comune. «Nessuna recidiva» senza un intervallo di tempo o una popolazione di riferimento non può dare esito negativo e, di conseguenza, non può dimostrare nulla. Confrontate questi esempi.

Una deviazione di etichettatura in cui sulle confezioni è stato stampato il numero di lotto errato. Debole: «Nessun altro errore di etichettatura». Più solido: «Nessuna discrepanza nei numeri di lotto riscontrata nella riconciliazione del 100% dell’utilizzo delle etichette per le successive 20 campagne di confezionamento sulla linea 2, rispetto alle 3 discrepanze nelle 20 campagne precedenti».

Una tendenza nei reclami relativa a un tappo allentato su un dispositivo di dosaggio. Debole: «Tasso di reclami ridotto». Più solido: «Reclami classificati come “distacco del tappo” pari o inferiori a uno ogni 50.000 unità distribuite nei due trimestri successivi alla modifica dello stampo, misurati dal sistema di gestione dei reclami e confrontati con il tasso dei due trimestri precedenti».

Un rilievo ricorrente di audit interno: le copie controllate delle SOP nelle postazioni di lavoro non erano aggiornate. Debole: «Il personale è stato informato della procedura». Più solido: «I controlli a campione di 15 postazioni di lavoro in ciascuno dei tre mesi successivi confermano che ogni documento stampato corrisponde alla revisione attualmente in vigore».

Un’escursione di temperatura in una camera di stabilità causata da un allarme che non è stato inoltrato al di fuori dell’orario di lavoro. In questo caso, i criteri più solidi riguardano il controllo stesso: «Le prove mensili degli allarmi per i sei mesi successivi dimostrano che, in ogni test, la chiamata fuori orario raggiunge l’ingegnere reperibile entro il tempo definito».

Si noti che ogni criterio solido indica una fonte dati, una popolazione, una soglia e un intervallo di tempo. Quando l’evento originale è raro, una semplice verifica della recidiva potrebbe non fornire indicazioni utili per anni; in tal caso, è preferibile misurare direttamente il controllo, come nell’esempio dell’allarme.

Tempistiche: quanto attendere prima della verifica

Le normative non stabiliscono un numero di giorni. L’intervallo corretto è quello che offre alla modalità di guasto originale una possibilità realistica di ripresentarsi. Un processo giornaliero con un tasso di difetti noto può produrre dati significativi in poche settimane. Un guasto verificatosi due volte l’anno richiede un periodo più lungo oppure una prova diretta del nuovo controllo.

Definite l’intervallo in base alla frequenza dell’attività. «I prossimi 30 lotti» è preferibile a «tre mesi» quando i volumi di produzione variano. Per la produzione stagionale o per campagne, assicuratevi che il periodo includa almeno una fase in cui si ripresentino le condizioni che hanno causato il problema.

Mantenete aperta la CAPA durante il periodo di verifica dell’efficacia oppure chiudete la fase dell’azione e registrate la verifica dell’efficacia come attività pianificata, assegnata a un responsabile e con una scadenza, in modo che non venga dimenticata. Entrambe le soluzioni sono difendibili, se la procedura specifica quale adottate. Ciò che un ispettore metterà in discussione è una verifica dell’efficacia pianificata per marzo e mai eseguita.

Gerarchia dell’efficacia delle CAPA

Alcune azioni hanno molte più probabilità di funzionare di altre, e spesso la verifica dell’efficacia fallisce perché l’azione era debole fin dall’inizio. Il concetto di gerarchia dell’efficacia, ripreso dalla gerarchia dei controlli in materia di sicurezza sul lavoro, classifica le azioni dalla più alla meno affidabile:

La formazione di aggiornamento si trova in fondo alla gerarchia per un motivo. Dipende dalla memoria e dall’attenzione, che diminuiscono entrambe con il passare del tempo e con il ricambio del personale. Se dall’indagine è emerso che un operatore ha commesso un errore, la domanda ovvia è perché il processo abbia consentito a una svista individuale di trasformarsi in un prodotto non conforme. Il Capitolo 1 delle EU GMP, sezione 1.4(xiv), affronta direttamente la questione: se si sospetta o si individua un errore umano come causa, ciò deve essere giustificato avendo verificato che non siano stati trascurati errori di processo, procedurali o di sistema.

La formazione ha comunque un ruolo. Quando si modifica una procedura o si installa un nuovo controllo, le persone devono sapere come funziona. Non è sufficiente quando costituisce l’unica azione. Una regola utile da inserire nella procedura: se l’unica azione appartiene al livello 5 o 6, l’approvatore della CAPA deve registrare perché non sia praticabile un’azione di livello superiore e la verifica dell’efficacia deve essere più ravvicinata e frequente per rilevare il prevedibile calo di efficacia.

Cosa fare se una verifica dell’efficacia non viene superata

Una verifica non superata è un’informazione. Significa che la causa principale era errata, che l’azione non l’ha affrontata oppure che l’azione non è stata implementata come previsto. Valutate queste possibilità in quest’ordine.

Per prima cosa, confermate che si tratti davvero dello stesso problema. Un errore di etichettatura causato da un meccanismo diverso è una nuova non conformità a sé stante, anche se potrebbe condividere una causa sistemica che vale la pena esaminare.

Se si tratta dello stesso problema, riaprite l’indagine insieme all’azione. Riesaminate le evidenze sulla causa principale con uno sguardo nuovo e verificate che l’azione sia stata implementata su tutte le linee, i turni e i siti inclusi nell’ambito. Quindi scegliete la prossima azione salendo di livello nella gerarchia. Se la formazione di aggiornamento non ha funzionato, il passo successivo è un controllo procedurale o fisico; un secondo ciclo di formazione fallirà allo stesso modo.

Registrate la verifica non superata e le motivazioni nella stessa CAPA oppure in una CAPA collegata che faccia riferimento a quella originale. Non chiudete la CAPA originale dichiarandola efficace e non apritene una nuova senza darne conto. Se un auditor trova la stessa modalità di guasto associata a due numeri CAPA, con la prima chiusa come efficace, concluderà che le vostre verifiche dell’efficacia sono una formalità. Questa conclusione si rifletterà su tutte le altre CAPA del registro.

Chiusura della CAPA: cosa deve mostrare il record

Al momento della chiusura, il record deve riportare il valore di riferimento, i criteri definiti in precedenza, i dati raccolti, il risultato rispetto ai criteri, chi li ha esaminati e la decisione. Se il risultato era al limite, registrate la valutazione e il motivo per cui è stato accettato. La persona che approva la chiusura dovrebbe poter rispondere affermativamente basandosi sul solo record.

Scegliete una CAPA chiusa lo scorso trimestre e verificate se i criteri di efficacia sono stati definiti prima dell’azione, se indicavano un valore numerico e un intervallo di tempo e quale posizione occupava l’azione nella gerarchia. Se manca uno di questi elementi, modificate il modulo CAPA affinché la prossima non possa essere approvata senza includerli. Per un sistema che mantiene il riesame dell’efficacia come passaggio programmato e assegnato a un responsabile in ogni record, scoprite come InnoQualis gestisce le CAPA.