Gestão do risco da qualidade na prática: aplicação da ICH Q9(R1)
O que mudou com a revisão de 2023 da ICH Q9, como escolher FMEA, classificação de riscos ou HACCP em função da decisão e como relacionar o risco com desvios, controlo de alterações e CAPA.
A maioria das equipas da qualidade já dispõe de um procedimento operacional normalizado (SOP) de gestão do risco, de uma folha de cálculo FMEA modelo e de uma matriz de cinco por cinco. Também tem uma pilha de avaliações de risco redigidas depois de a decisão ter sido tomada, pontuadas por quem estava presente e que nunca mais foram consultadas. Pergunte «mostre-me como o risco influenciou esta decisão» e a resposta honesta é que a decisão foi tomada primeiro.
Este artigo colmata essa lacuna. Aborda o que mudou com a revisão de 2023 da ICH Q9, o nível de formalidade que uma questão de risco exige, como escolher entre FMEA, classificação de riscos e HACCP e como integrar a gestão do risco da qualidade nos desvios, no controlo de alterações e na CAPA. Termina com uma explicação das diferenças em relação à ISO 14971 para fabricantes de dispositivos e produtos de combinação.
O que mudou na ICH Q9(R1) em 2023
A ICH Q9(R1) foi adotada pela ICH em janeiro de 2023 e entrou em vigor na UE em julho de 2023. O modelo do processo não mudou: avaliação do risco (identificação de perigos, análise e avaliação), controlo do risco, comunicação do risco e revisão do risco. O que mudou foram as orientações sobre a sua utilização.
Subjetividade. A nova secção 5.3 afirma claramente que a subjetividade pode afetar todas as etapas, sobretudo a identificação de perigos e a estimativa da probabilidade e da gravidade. Identifica as causas: diferenças na forma como as partes interessadas percecionam os perigos e os danos, questões de risco mal definidas e ferramentas com escalas de pontuação mal concebidas. Reconhece que não é possível eliminar a subjetividade e recomenda que seja controlada através da atenção aos enviesamentos e pressupostos, da utilização adequada das ferramentas e do recurso máximo aos dados relevantes.
Formalidade. A secção 5.1 elimina a antiga distinção entre formal e informal. A formalidade é um contínuo, e a posição nesse contínuo depende de três fatores: incerteza (o que não se sabe sobre os perigos e danos), importância (o impacto da decisão na qualidade do produto) e complexidade. Também afirma explicitamente que as limitações de recursos não devem servir para justificar um nível de formalidade inferior.
Tomada de decisões baseada no risco. A secção 5.2 descreve três formas de tomar decisões: análise altamente estruturada das opções, decisões menos estruturadas que recorrem aos conhecimentos existentes e decisões baseadas em regras, quando um SOP já determina o resultado. As três são legítimas. O importante é saber qual está a utilizar e porquê.
Disponibilidade do produto. O primeiro princípio refere agora que o risco para a qualidade inclui situações em que a disponibilidade do produto possa ser afetada, causando danos aos doentes. A secção 6.1 considera os problemas de qualidade e fabrico uma causa significativa de ruturas de stock e enumera os fatores a acompanhar: variabilidade do processo e estado de controlo, envelhecimento das instalações e do equipamento e supervisão das atividades subcontratadas e dos fornecedores.
Há também alterações de menor dimensão. A expressão «identificação do risco» passou a «identificação de perigos» na descrição do processo. A secção sobre a revisão do risco continua a exigir que a avaliação original seja revista quando eventos previstos (revisão do produto, auditorias, controlo de alterações) ou imprevistos (investigações de falhas, recolhas) possam afetar a decisão original, algo que é fácil perder de vista.
Decidir o nível de formalidade exigido por uma questão de risco
Transforme a secção 5.1 num breve auxiliar de decisão no seu procedimento de QRM, para que o nível de formalidade seja escolhido conscientemente e registado:
| Situação | Formalidade típica | Aspeto prático |
|---|---|---|
| Risco conhecido, regra já definida por SOP (por exemplo, um desvio de temperatura dentro dos limites validados) | Baseada em regras | Aplicar o SOP; o registo da decisão fica no desvio ou no registo correspondente |
| Processo familiar, importância moderada, pouca incerteza (por exemplo, uma peça de substituição equivalente) | Inferior | Questões de risco respondidas no formulário de alteração ou desvio; sem relatório autónomo |
| Decisão importante, alguma incerteza (por exemplo, libertar um lote após um pequeno desvio do processo) | Média | Avaliação estruturada com escalas definidas, participação de pelo menos duas funções e justificação documentada |
| Importância elevada, grande incerteza ou complexidade (por exemplo, uma nova linha assética, um novo fabricante por contrato ou um produto crítico para a prevenção de ruturas de stock) | Superior | Equipa multifuncional, ferramenta reconhecida como FMEA, facilitador, relatório autónomo e revisão do risco calendarizada |
Dois aspetos são mais importantes do que a formulação da tabela. Primeiro, registe por que motivo escolheu esse nível de formalidade. «Formalidade inferior: peça equivalente, mesmo fornecedor, mesmo certificado do material, sem alteração do estado qualificado» ocupa uma linha e responde à primeira pergunta do inspetor. Segundo, formalidade reduzida continua a significar que a análise foi feita. A Q9(R1) indica que o trabalho com um nível de formalidade inferior pode ser documentado noutras partes do sistema da qualidade. Não pode estar ausente.
Escolher a ferramenta: FMEA, classificação de riscos ou HACCP
O anexo I da Q9(R1) enumera as ferramentas habituais: métodos básicos de facilitação, como fluxogramas e diagramas de espinha de peixe, FMEA, FMECA, análise de árvore de falhas, HACCP, HAZOP, análise preliminar de perigos e classificação e filtragem de riscos. Usar a FMEA por defeito para tudo dá origem a folhas de cálculo enormes para questões pequenas e transmite a ideia de que a avaliação do risco é mera burocracia. Escolha a ferramenta em função da questão.
FMEA é adequada quando é necessário decompor um processo ou equipamento em etapas e perguntar como pode falhar cada uma delas. Uma nova linha de compressão de comprimidos, uma linha de embalagem com um novo sistema de visão ou um processo de limpeza para instalações partilhadas são bons exemplos. É essencial que participem pessoas que conheçam o processo.
Classificação e filtragem de riscos são adequadas quando é necessário comparar elementos diferentes numa escala comum. Dar prioridade aos fornecedores a auditar, decidir quais os desvios em aberto que devem receber primeiro recursos de investigação ou classificar SOPs para revisão periódica são exemplos de problemas de classificação. A Q9(R1) apresenta a definição de prioridades dos locais a auditar como exemplo de utilização.
HACCP é adequado quando os perigos são físicos, químicos ou microbiológicos e é possível identificar pontos de controlo com limites mensuráveis: sistemas de água, controlo da carga biológica antes da esterilização e monitorização ambiental numa sala limpa. As suas sete etapas incluem a monitorização dos pontos críticos de controlo, a definição de ações corretivas e a verificação do funcionamento do sistema, o que se adequa às estratégias de controlo da contaminação.
Corrigir o problema de pontuação nas avaliações FMEA GMP
A Q9(R1) identifica as «escalas de pontuação de risco mal concebidas» como fonte de subjetividade, e é na FMEA que causam mais danos. Multiplicar gravidade por ocorrência por deteção produz um número de prioridade do risco que oculta o que é necessário ver. Um modo de falha com pontuação 10 para a gravidade, 1 para a ocorrência e 2 para a deteção tem o mesmo RPN que outro com pontuação 2, 2 e 5, mas o primeiro pode causar danos a um doente, enquanto o segundo é apenas um incómodo.
Três alterações tornam as pontuações FMEA defensáveis:
- Redija definições concretas para cada pontuação. Uma ocorrência com pontuação 3 deve corresponder a algo observável, como «observada uma vez nos últimos 50 lotes ou no registo de desvios nos últimos dois anos», e não a «ocasional».
- Considere a gravidade elevada como um fator de desencadeamento autónomo. Qualquer modo de falha com gravidade 9 ou 10 exige um controlo, independentemente do RPN.
- Utilize dados sempre que existam. Consulte o histórico de desvios, as tendências de reclamações e os períodos de inatividade do equipamento antes da reunião e registe a origem de cada pontuação de ocorrência. Quando uma pontuação corresponder a uma apreciação, indique-o.
Relacionar a gestão do risco da qualidade com desvios, controlo de alterações e CAPA
As avaliações de risco guardadas numa pasta separada ficam desatualizadas. Mantenha-as atualizadas fazendo com que cada processo da qualidade utilize e alimente o registo do risco. O capítulo 1 das BPF da UE já o prevê: o parágrafo 1.4(xiv) afirma que o nível adequado de análise da causa-raiz dos desvios pode ser determinado com base nos princípios da gestão do risco da qualidade e que a eficácia das ações corretivas e preventivas deve ser monitorizada em conformidade.
Desvios. A classificação inicial (menor, maior, crítica) é uma decisão baseada no risco e deve utilizar as mesmas definições de gravidade das suas FMEA. Quando uma investigação identifica um modo de falha que a FMEA do processo classificou como improvável, ou que nem sequer enumerou, isso é um sinal para rever o risco. Uma caixa com rotulagem incorreta que chega à embalagem porque o sistema de visão não detetou um código de lote esborratado indica que a pontuação de deteção desse modo de falha era demasiado otimista. O nosso guia de gestão de desvios aborda com mais detalhe a classificação e a investigação.
Controlo de alterações. O anexo II da Q9(R1) enumera a gestão de alterações como uma aplicação: avaliar o impacto das alterações na qualidade e disponibilidade do produto e decidir o que deve acontecer antes da implementação, como ensaios adicionais, requalificação ou comunicação às autoridades reguladoras. O formulário de alteração deve perguntar que avaliações de risco existentes são afetadas pela alteração e exigir a sua atualização como parte do encerramento. O nosso artigo sobre avaliação de impacto do controlo de alterações apresenta o método.
CAPA. Uma ação corretiva é um controlo do risco, pelo que deve ser registada como tal. Quando a CAPA é encerrada, o risco residual na avaliação relevante deve ser novamente pontuado, e a verificação da eficácia deve testar se a ocorrência diminuiu efetivamente. O nosso guia sobre a verificação da eficácia da CAPA explica como definir esse teste antes da implementação.
Acompanhe estas ligações na revisão pela gestão. Se continuarem a ocorrer desvios relacionados com modos de falha que as suas FMEA classificam como de baixo risco, as avaliações têm de ser revistas; o auxílio-memória da PIC/S sobre a implementação de QRM (PI 038) inclui perguntas que os inspetores podem fazer sobre a revisão do risco residual.
Disponibilidade do produto como risco para a qualidade
A Q9(R1) espera agora que avalie se uma decisão pode interromper o fornecimento. Na prática, acrescente uma pergunta ao controlo de alterações e à qualificação de fornecedores: se algo correr mal, poderemos perder a capacidade de fornecer um produto de que os doentes dependem? Uma substância ativa proveniente de um único fornecedor, uma linha de enchimento sem alternativa qualificada ou um laboratório contratado como o único validado para um método são riscos para a disponibilidade. A secção 6.1 sugere que o nível de formalidade para a prevenção de ruturas de stock corresponda ao risco associado à perda de disponibilidade e aponta medidas como monitorizar desvios do processo, manter equipamento envelhecido e pré-qualificar fornecedores alternativos.
Diferenças entre a ICH Q9 e a gestão do risco do produto segundo a ISO 14971
Os fabricantes de dispositivos perguntam muitas vezes se o respetivo ficheiro ISO 14971 abrange decisões relativas ao processo e ao QMS. As duas normas têm aspetos em comum, mas respondem a perguntas diferentes.
A ISO 14971:2019 diz respeito à segurança de um dispositivo médico ao longo de todo o seu ciclo de vida. Parte dos perigos, passa pelas situações perigosas até chegar aos danos, exige que a gestão de topo defina uma política de aceitabilidade do risco e exige opções de controlo do risco segundo uma ordem de prioridade fixa: segurança inerente através da conceção e do fabrico, seguida de medidas de proteção e, por fim, informação de segurança. Termina com a avaliação do risco residual global face ao benefício e com a monitorização durante a produção e após a produção, cujos resultados são integrados no ficheiro. O anexo I do Regulamento MDR da UE acrescenta que os riscos devem ser reduzidos tanto quanto possível sem afetar negativamente a relação benefício-risco.
A ICH Q9(R1) diz respeito ao risco para a qualidade de um medicamento, associado, em última análise, à proteção do doente, e aplica-se a qualquer decisão no sistema da qualidade: um calendário de auditorias, uma estratégia de validação da limpeza ou a decisão sobre o destino de um lote. Deixa as escalas e os critérios de aceitabilidade ao seu critério.
A ISO 13485 situa-se entre as duas. A cláusula 4.1.2(b) exige uma abordagem baseada no risco para controlar os processos do QMS, e a cláusula 7.1 exige processos documentados de gestão do risco na realização do produto. Um fabricante de dispositivos utiliza a ISO 14971 para o dispositivo e uma abordagem semelhante à da Q9 para decisões do QMS, como a supervisão dos fornecedores. Os fabricantes de produtos de combinação precisam de ambas, com ligações explícitas: um modo de falha identificado numa FMEA do processo que conduza a um perigo para o dispositivo deve ser rastreável até ao ficheiro ISO 14971.
Conclusão
Escolha um produto ou processo esta semana e verifique três aspetos: se o seu procedimento de QRM explica como escolher e registar o nível de formalidade, se as escalas da sua FMEA têm definições concretas e se as suas últimas três CAPA encerradas atualizaram a avaliação de risco correspondente. Estas três verificações indicarão se a gestão do risco da qualidade está a orientar as decisões ou apenas a registá-las posteriormente.
Se pretende manter desvios, registos de alterações e ações CAPA num sistema integrado com uma pista de auditoria apenas de adição, a plataforma InnoQualis foi concebida para isso.
