Gestion des risques qualité en pratique : appliquer l’ICH Q9(R1)

La plupart des équipes qualité disposent déjà d’une procédure opératoire normalisée (SOP) de gestion des risques, d’un modèle de tableur AMDEC et d’une matrice cinq par cinq. Elles ont aussi une pile d’évaluations des risques rédigées après la prise de décision, notées par les personnes présentes et jamais rouvertes. Demandez « montrez-moi comment le risque a orienté cette décision » et la réponse honnête est que la décision a été prise d’abord.

Cet article comble cette lacune. Il présente les changements apportés par la révision 2023 de l’ICH Q9, le degré de formalisme qu’exige une question de risque, la manière de choisir entre AMDEC, classement des risques et HACCP, ainsi que l’intégration de la gestion des risques qualité aux déviations, à la maîtrise des changements et aux CAPA. Il se termine par les différences avec l’ISO 14971 pour les fabricants de dispositifs médicaux et de produits combinés.

Ce que l’ICH Q9(R1) a changé en 2023

ICH Q9(R1) a été adopté par l’ICH en janvier 2023 et est entré en vigueur dans l’UE en juillet 2023. Le modèle de processus reste inchangé : évaluation des risques (identification des dangers, analyse, évaluation), maîtrise des risques, communication sur les risques et revue des risques. Ce qui a changé, ce sont les recommandations sur la façon dont les personnes l’appliquent.

Subjectivité. La nouvelle section 5.3 indique clairement que la subjectivité peut affecter chaque étape, en particulier l’identification des dangers et l’estimation de la probabilité et de la gravité. Elle en précise les causes : les différences dans la perception des dangers et des préjudices par les parties prenantes, les questions de risque mal définies et les outils dotés d’échelles de notation mal conçues. Elle admet que la subjectivité ne peut être éliminée et demande de la maîtriser en prêtant attention aux biais et aux hypothèses, en utilisant correctement les outils et en exploitant au maximum les données pertinentes.

Formalisme. La section 5.1 supprime l’ancienne distinction entre formel et informel. Le formalisme s’inscrit dans un continuum et le niveau approprié dépend de trois facteurs : l’incertitude (ce que vous ignorez des dangers et des préjudices), l’importance (l’incidence de la décision sur la qualité du produit) et la complexité. Elle indique également, en toutes lettres, que les contraintes de ressources ne doivent pas justifier un niveau de formalisme inférieur.

Prise de décision fondée sur les risques. La section 5.2 décrit trois modes de prise de décision : l’analyse très structurée des options, les décisions moins structurées s’appuyant sur les connaissances existantes et les décisions fondées sur des règles lorsqu’une SOP définit déjà le résultat. Ces trois modes sont légitimes. L’essentiel est de savoir lequel vous utilisez et pourquoi.

Disponibilité des produits. Le premier principe précise désormais que les risques qualité incluent les situations susceptibles d’affecter la disponibilité des produits et d’entraîner un préjudice pour les patients. La section 6.1 considère les problèmes de qualité et de fabrication comme une cause importante de pénuries et énumère les facteurs à surveiller : la variabilité des processus et l’état de maîtrise, le vieillissement des installations et des équipements, ainsi que la supervision des activités externalisées et des fournisseurs.

D’autres changements, plus modestes, ont également été apportés. Dans la description du processus, « identification des risques » est devenu « identification des dangers ». La section sur la revue des risques prévoit toujours que l’évaluation initiale soit réexaminée lorsque des événements prévus (revue du produit, audits, maîtrise des changements) ou imprévus (enquêtes sur des défaillances, rappels) sont susceptibles d’influer sur la décision initiale, un point qu’il est facile de perdre de vue.

Déterminer le niveau de formalisme nécessaire pour une question de risque

Transformez la section 5.1 en un bref outil d’aide à la décision dans votre procédure de gestion des risques qualité, afin que le choix du niveau de formalisme soit fait en connaissance de cause et consigné :

Deux éléments comptent davantage que la formulation du tableau. Premièrement, consignez pourquoi vous avez choisi ce niveau de formalisme. « Formalisme faible : pièce remplacée à l’identique, même fournisseur, même certificat de matériau, aucun changement à l’état qualifié » tient en une ligne et répond à la première question de l’inspecteur. Deuxièmement, un faible niveau de formalisme implique tout de même que l’analyse a été réalisée. L’ICH Q9(R1) indique que les travaux moins formalisés peuvent être documentés dans d’autres éléments du système qualité. Ils ne peuvent pas être omis.

Choisir l’outil : AMDEC, classement des risques ou HACCP

L’annexe I de l’ICH Q9(R1) répertorie les outils bien connus : méthodes de facilitation de base comme les organigrammes et les diagrammes d’Ishikawa, AMDEC, AMDEC avec analyse de criticité, analyse par arbre de défaillances, HACCP, HAZOP, analyse préliminaire des dangers et classement et filtrage des risques. Utiliser l’AMDEC par défaut pour tout produit des tableurs énormes pour des questions mineures et apprend aux équipes que l’évaluation des risques n’est que de la paperasserie. Choisissez l’outil en fonction de la question.

L’AMDEC convient lorsque vous devez décomposer un processus ou un équipement en étapes et examiner comment chacune peut échouer. Une nouvelle ligne de compression de comprimés, une ligne de conditionnement dotée d’un nouveau système de vision ou un processus de nettoyage pour une installation partagée sont de bons exemples. Les personnes qui connaissent le processus doivent être présentes.

Le classement et le filtrage des risques conviennent lorsque vous devez comparer des éléments différents à l’aide d’une échelle commune. Hiérarchiser les fournisseurs à auditer, décider quelles déviations ouvertes doivent être étudiées en priorité ou classer les SOP à examiner périodiquement sont autant de problèmes de classement. L’ICH Q9(R1) cite la hiérarchisation des sites à auditer comme exemple d’application.

HACCP convient lorsque les dangers sont physiques, chimiques ou microbiologiques et que vous pouvez définir des points de maîtrise assortis de limites mesurables : systèmes d’eau, maîtrise de la charge microbienne avant stérilisation, surveillance environnementale en salle propre. Ses sept étapes comprennent la surveillance des points critiques pour la maîtrise, la définition de mesures correctives et la vérification de l’efficacité du système, ce qui convient aux stratégies de maîtrise de la contamination.

Corriger les problèmes de notation dans les évaluations AMDEC GMP

L’ICH Q9(R1) désigne les « échelles de notation des risques mal conçues » comme une source de subjectivité, et c’est dans l’AMDEC qu’elles causent le plus de dégâts. Multiplier la gravité par l’occurrence et par la détectabilité produit un indice de priorité du risque (RPN) qui masque ce qu’il faut voir. Un mode de défaillance noté 10 en gravité, 1 en occurrence et 2 en détectabilité obtient le même RPN qu’un mode noté 2, 2 et 5, alors que le premier pourrait nuire à un patient et que le second n’est qu’une nuisance.

Trois changements rendent les notes AMDEC défendables :

1. Rédigez des définitions précises pour chaque note. Une occurrence de 3 doit correspondre à un élément observable, par exemple « observée une fois au cours des 50 derniers lots ou dans le registre des déviations des deux dernières années », et non à « occasionnelle ».
2. Traitez une gravité élevée comme un déclencheur à part entière. Tout mode de défaillance ayant une gravité de 9 ou 10 nécessite une mesure de maîtrise, quel que soit le RPN.
3. Appuyez-vous sur des données lorsqu’elles existent. Avant la réunion, consultez l’historique des déviations, les tendances des réclamations et les périodes d’indisponibilité des équipements, puis consignez la source de chaque note d’occurrence. Lorsqu’une note relève d’un jugement, indiquez-le.

Relier la gestion des risques qualité aux déviations, à la maîtrise des changements et aux CAPA

Les évaluations des risques conservées dans un dossier séparé deviennent obsolètes. Maintenez-les à jour en faisant en sorte que chaque processus qualité utilise le dossier des risques et l’alimente. Le chapitre 1 des BPF de l’UE le prévoit déjà : le paragraphe 1.4(xiv) indique que le niveau approprié d’analyse des causes profondes des déviations peut être déterminé à l’aide des principes de gestion des risques qualité, et que l’efficacité des actions correctives et préventives doit être surveillée conformément à ces principes.

Déviations. La classification initiale (mineure, majeure, critique) est une décision fondée sur les risques et doit utiliser les mêmes définitions de gravité que vos AMDEC. Lorsqu’une enquête met au jour un mode de défaillance que l’AMDEC du processus a jugé improbable, ou qu’elle n’a pas répertorié du tout, cela signale qu’une revue des risques est nécessaire. Un carton mal étiqueté qui arrive jusqu’au conditionnement parce que le système de vision n’a pas détecté un code de lot maculé indique que la note de détectabilité attribuée à ce mode de défaillance était trop optimiste. Notre guide de gestion des déviations présente plus en détail la classification et les enquêtes.

Maîtrise des changements. L’annexe II de l’ICH Q9(R1) cite la gestion des changements parmi ses applications : évaluer l’incidence des changements sur la qualité et la disponibilité des produits, et déterminer ce qui doit être fait avant la mise en œuvre, par exemple des essais supplémentaires, une requalification ou une communication avec les autorités réglementaires. Le formulaire de changement doit demander quelles évaluations des risques existantes sont concernées et exiger leur mise à jour avant la clôture. Notre article sur l’évaluation de l’incidence des changements présente la méthode.

CAPA. Une action corrective est une mesure de maîtrise des risques : consignez-la comme telle. À la clôture de la CAPA, réévaluez le risque résiduel dans l’évaluation concernée. Le contrôle d’efficacité doit vérifier si l’occurrence a réellement diminué. Notre guide sur le contrôle d’efficacité des CAPA explique comment définir ce contrôle avant la mise en œuvre.

Suivez ces liens dans la revue de direction. Si des déviations continuent de découler de modes de défaillance que vos AMDEC classent comme à faible risque, les évaluations doivent être réexaminées ; l’aide-mémoire PIC/S sur la mise en œuvre de la gestion des risques qualité (PI 038) propose aux inspecteurs des questions sur la revue du risque résiduel.

La disponibilité des produits en tant que risque qualité

L’ICH Q9(R1) prévoit désormais que vous examiniez si une décision pourrait interrompre l’approvisionnement. Dans la pratique, ajoutez une question à la maîtrise des changements et à la qualification des fournisseurs : si les choses tournent mal, pourrions-nous perdre la capacité de fournir un produit dont les patients dépendent ? Une substance active provenant d’une source unique, une ligne de remplissage sans solution de secours qualifiée ou un laboratoire sous contrat, seul laboratoire validé pour une méthode, présentent tous des risques pour la disponibilité. La section 6.1 indique que le niveau de formalisme appliqué à la prévention des pénuries devrait être proportionnel au risque associé à une perte de disponibilité, et évoque des mesures comme la surveillance de la dérive des processus, l’entretien des équipements vieillissants et la préqualification de fournisseurs de remplacement.

Différences entre la gestion des risques de l’ICH Q9 et celle de l’ISO 14971 pour les produits

Les fabricants de dispositifs médicaux demandent souvent si leur dossier ISO 14971 couvre les décisions relatives aux processus et au système qualité. Les deux approches se recoupent, mais répondent à des questions différentes.

ISO 14971:2019 porte sur la sécurité d’un dispositif médical tout au long de son cycle de vie. Elle part des dangers pour déterminer les situations dangereuses puis les préjudices, exige que la direction générale définisse une politique d’acceptabilité des risques et impose un ordre de priorité fixe pour les options de maîtrise des risques : sécurité intrinsèque par la conception et la fabrication, puis mesures de protection, puis informations relatives à la sécurité. Elle se conclut par une évaluation du risque résiduel global au regard des bénéfices, ainsi que par une surveillance en production et après la production dont les résultats alimentent le dossier. L’annexe I du règlement européen MDR précise que les risques doivent être réduits autant que possible sans nuire au rapport bénéfice-risque.

L’ICH Q9(R1) porte sur les risques liés à la qualité d’un médicament, qui sont ultimement liés à la protection du patient, et s’applique à toute décision du système qualité : un calendrier d’audit, une stratégie de validation du nettoyage ou la décision concernant un lot. Il vous laisse le soin de définir les échelles et les critères d’acceptabilité.

L’ISO 13485 se situe entre les deux. La clause 4.1.2(b) préconise une approche fondée sur les risques pour la maîtrise des processus du système qualité, tandis que la clause 7.1 exige des processus documentés de gestion des risques lors de la réalisation du produit. Un fabricant de dispositifs médicaux utilise l’ISO 14971 pour le dispositif et une approche inspirée de l’ICH Q9 pour les décisions relatives au système qualité, telles que la supervision des fournisseurs. Les fabricants de produits combinés ont besoin des deux approches et doivent les relier explicitement : un mode de défaillance identifié dans une AMDEC de processus qui entraîne un danger lié au dispositif doit être tracé jusqu’au dossier ISO 14971.

À retenir

Cette semaine, choisissez un produit ou un processus et vérifiez trois éléments : si votre procédure de gestion des risques qualité explique comment choisir un niveau de formalisme et le consigner, si les échelles de votre AMDEC s’appuient sur des définitions précises, et si vos trois dernières CAPA clôturées ont mis à jour l’évaluation des risques correspondante. Ces trois vérifications vous indiqueront si la gestion des risques qualité oriente les décisions ou ne fait que les consigner après coup.

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